How to register an employee in Kaonavi when a record is added to Kintone by integrating Kintone and Kaonavi

s.ougitani

Are many of you managing employee information using multiple tools?
This article introduces how to integrate kintone with Kaonavi and add employee information registered in kintone to Kaonavi.
By automating the input process, you may be able to reduce administrative work time and focus on more important tasks such as recruitment and new employee training.
Furthermore, by utilizing Yoom, you can achieve app integration without specialized knowledge, making it easier for those who have given up on integration to take on the challenge.
Recruitment and HR management personnel, please read to the end.

Benefits of Integrating kintone and Kaonavi

Benefit 1: Streamlining Data Entry

By integrating kintone with Kaonavi, you can automatically add employee information registered in kintone to Kaonavi.
Manually adding information involves time and effort, and there is a risk of input errors or omissions.
By automating the input process, you can expect to reduce administrative work time and prevent human errors.
As a result, you may be able to allocate more time to more important tasks such as recruitment, thereby improving productivity.

Benefit 2: Centralized Information Management

Integrating kintone with Kaonavi can help reduce information discrepancies.
In manual processes, information may not be updated to the latest version depending on the timing of input.
If that happens, you may have to go back and forth between apps to check information, which can be cumbersome.
When integrated, you can maintain the consistency of information across different apps and ensure accurate information sharing among teams.
By reducing the effort of verification, you may be able to improve the speed and productivity of your operations.

[What is Yoom]

How to Create a kintone and Kaonavi Integration Flow

Now, let's explain the procedure for creating "Register an employee in Kaonavi when a record is registered in kintone."
You can set it up with simple operations, so please try operating it while looking at the screen!

バナーをクリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移ります。
画面をスクロールして、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

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すると、テンプレートがコピーされました、と表示されるので、OKをクリックしてください。

以上でテンプレートのコピーが完了しました。

ステップ1:kintoneとカオナビをマイアプリ連携

次にYoomとアプリを連携します。
この連携で、登録したアプリを使って自由にフローボットが作成できるようになります。

1.kintoneとYooomを連携する

まずはkintoneを連携しましょう。
Yoomのワークスペース左に表示されているマイアプリ登録を選択し、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリの新規接続でkintoneを検索して、クリックしましょう。

サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力しましょう。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない時は、こちらをご確認ください。

以上でkintoneのマイアプリ登録が完了しました。

2.カオナビとYoomを連携する

次にカオナビを連携しましょう。
先程と同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。

マイアプリ新規接続ではカオナビと検索し、アプリ名をクリックしましょう。

アカウント名、APIトークンを入力しましょう。
base64エンコードについてはこちらの記事を参考にしてください。

以上ですべてのマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:kintoneのアプリトリガー設定

それでは、実際にフローボットの設定を行いましょう！
「レコードが登録されたら」の項目をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・kintoneと連携するアカウント情報を確認し、次へをクリックしましょう。

2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

・webhookURLをコピーして、kintoneの管理画面で設定しましょう。
・webhookイベント（レコードを登録）を実行して、テストをクリックしてください。
・kintoneでの設定方法はこちらをご覧ください。

・テストが成功したら保存しましょう。

ステップ3:kintoneのアクションを設定

次にkintoneのレコード情報を取得するアクションを設定しましょう。
「レコードを取得」をクリックしてください。

1.データベースの連携

・タイトルは変更できます。
・kintoneと連携するアカウント情報を確認しましょう。

・アプリIDを入力しまし、次へをクリックしましょう。

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2.データベース操作の詳細設定

・取得したいレコードの条件を設定し、テストを実行しましょう。

・テストが成功したら、kintoneのレコード情報がアウトプットとして取得されます。
・ここまでできたら、保存しましょう。

ステップ4:カオナビのアクションを設定

最後のステップとなりました！
「従業員の作成」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更可能です。
・カオナビと連携するアカウント情報を確認して、次へをクリックしてください。

2.API接続設定

・社員番号と氏名は、「kintoneのレコードを取得する」のアウトプットから選択しましょう。
・その他入力したい項目を設定し、テストしましょう。
・カオナビにkintoneの情報が追加できたら保存してください。

保存をクリックしたら、すべての設定が完了しました！と表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
以上でフローボットが完成しました！

Other Automation Examples Using kintone and Kaonavi

Yoom offers numerous automation examples utilizing kintone and Kaonavi.
This time, we will introduce some of them.

1. This is a template that allows employees registered in Kaonavi to be automatically registered in the kintone employee management table.
You can also swap triggers and actions, allowing customization to suit your business needs.

2. Once an employee is registered in SmartHR, they can be automatically added to the employee management table in Kaonavi as well.
When managing information with different tools, it is expected that there will be tasks involving double entry, as well as human errors such as input mistakes or omissions.
By utilizing this template, you can reduce the burden of administrative tasks, which may improve operational efficiency.

This is a template for automatically sending notifications to Slack when something is registered in kintone.
For example, if you manage employee information in kintone, you will receive a notification in Slack when information is added, which can help prevent registration omissions.

Summary

By integrating kintone and Kaonavi, it becomes possible to reduce input tasks and centrally manage employee information.
As a result, the burden of administrative work is reduced, making it easier to share information within the team, which is expected to improve work productivity.

With Yoom, you can easily integrate apps like this.
I believe it is a tool that is easy to operate and approachable even for those without specialized knowledge.

Furthermore, the appeal of Yoom is that you can create automated workflows simply by registering your app.
Why not take this opportunity to integrate kintone and Kaonavi and automate employee registration?

The person who wrote this article

s.ougitani

After being in charge of sales and CA at a human resources company for about 5 years, I have been involved in jobs such as creating job advertisements and scouting sentences at companies that hire engineers. I'm fascinated by Yoom's revolutionary service of “automating office work.” I would like to write so that I can send out information that can be useful to everyone, even a little bit.