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「お客様からの問い合わせメール、一件一件返信するのが大変…」「定型的な内容でも、AIが下書きしてくれたら助かるのに…」
このように、日々の顧客対応業務、特にメール対応に多くの時間と労力を費やしていませんか？問い合わせの量が増えれば増えるほど、返信の遅れや対応品質のばらつきといった課題が目立つようになります。
もし<span class="mark-yellow">Outlookで受信したお問い合わせ内容をAIが理解し、適切な返信メールの文案を自動で生成してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、担当者はより複雑な問い合わせ対応や本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります。
これにより、顧客満足度の向上と業務全体の効率化が期待できるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の繰り返し作業にかかる手間や時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入してよりスマートな顧客対応を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとAIを活用し顧客対応文章を自動生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
OutlookとAIを連携させて顧客からの問い合わせ対応を大幅に効率化し、質の高いコミュニケーションを実現する自動化の方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Webサイトの問い合わせフォームなどから寄せられた内容をAIが解析し、Outlook経由で返信メールを自動生成・送信する</span>フローです。
顧客への一次対応を迅速化し、担当者の初期対応負荷を軽減するとともに、返信漏れといったヒューマンエラーを防止することで全体的な顧客満足度の向上に貢献します。
<span class="mark-yellow">Gmailのようなメールサービスで受信した顧客からの問い合わせ内容をAIが理解し、適切な顧客対応の文章を自動で生成する</span>フローです。
これを返信に応用すれば、日々大量に発生するメール返信業務にかかる時間と手間を大幅に削減し、より迅速かつパーソナルな顧客サポートを実現できます。
<span class="mark-yellow">Zendeskのようなカスタマーサポートツールに新しいチケットが作成された際、その情報を基にAIが顧客対応のメール文章を自動で作成・送信できる</span>フローです。
サポート担当者はより質の高いサポートを迅速に提供できるようになるため、問題解決までの時間短縮にも繋がります。
それではここから代表的な例として、Googleフォームでお問い合わせがあった際に、その内容をAIが解析し、顧客対応の文章を生成してOutlookからメールを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にOutlookを検索してください。こちらはログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず、問い合わせフォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は以下のようなフォームを作り、テスト回答しました。
用意したらYoomの設定画面に戻って「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
成功したら保存してください。
今回は「+ 取得する値を追加」から下記の赤枠のアウトプットを追加しました。
※Googleフォームの回答データ取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！
「テキストを生成する」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
今回はテンプレートを使っているため、この画面は予め設定されています。
もし編集・追記する場合はステップ3で取得したアウトプットを利用してフォームの内容を反映させましょう。
言語を入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIが返信内容を生成してくれました！
「メールを送る」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま進んでください。
次に、Toの欄にステップ3で取得したアウトプットの「メールアドレス」を選択しましょう。
最後に件名と本文を入力してください。
こちらもアウトプットを利用して入力するとフォームの内容を反映させることができます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になるので、内容に誤りがないか確認しましょう。
最後まで確認したらテストします。
成功したら保存してください。
Googleフォームで入力したメールアドレスに返信メールが届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する方法でした！
AI機能を活用して返答案やキャッチコピーを作成して、他ツールに連携できます。
AI機能を活用して顧客対応メールの生成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた問い合わせメールへの返信作成にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎつつ、迅速で一貫性のある顧客対応を実現できます。</span>
これにより、顧客対応チームはより複雑な問題の解決やプロアクティブなサポートといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになり、結果として顧客満足度の向上にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の顧客対応業務の効率化やAIの活用に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ無料登録してYoomによるスマートな業務改善を体験してみてください！
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