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「また添付ファイルを手作業で保存するのか…」
業務メールに添付されてくる資料や見積書などを毎回ダウンロードして、フォルダを開いて、OneDriveにアップロードして…。このような作業だけで気づけば10分、20分と時間が過ぎてしまっていませんか？OutlookとOneDriveを連携すれば、そういった煩雑な作業をする必要がなくなるかもしれません！たとえば、Outlookに届いた添付ファイルを、自動で指定フォルダにアップロードすることが可能です。このような自動化をすれば、アップロード漏れやファイルの整理に頭を悩ませる必要はもうありません。メールの受信からファイル管理までをすべて自動化することで、作業の抜け漏れを防ぎつつ、確実な情報管理が可能になります。
この記事では、Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動で保存する具体的な方法を画像付きで分かりやすく解説します。業務を効率化したいと考えている方はぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとOneDriveの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとOneDriveを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
OutlookとOneDriveのAPIを連携すれば、OutlookのデータをOneDriveに自動的に連携することが可能になります！ 例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、毎回自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOutlookとOneDriveの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
添付ファイルを手作業でアップロードする手間が省けるので、時間短縮になるほかアップロード漏れを防ぐのに役立ちます。
それでは、さっそく実際にOutlookとOneDriveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとOneDriveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からOutlookを検索してください。
あとはログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様にOneDriveも検索してください。Outlookと同じ手順で連携できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「メールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「メールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まずトリガーの起動間隔を選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にメールフォルダIDを候補のプルダウンから選択しましょう。
最後に、連携したOutlookのアドレス宛に添付ファイル付きメールを送信してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「メールの添付ファイルの情報を取得する」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
今回はテンプレートを使っているため、既に「メールID」が入力されています。そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
アクションは「メールの添付ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
この画面も予め設定されているのでそのままテストしましょう。
成功したらダウンロードします。Yoomの設定画面でも忘れずに「保存する」をクリックしてくださいね！
これで最後の設定です！「ファイルをアップロード」をクリックします。
アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まず「ドライブID」を候補から選択してください。
同様に「格納先フォルダのアイテムID」も選択します。
「ファイル名」には、任意のファイル名を拡張子を含めて入力してください。
「ファイルの添付方法」を「取得したファイル_〇〇」にし、テストしましょう。
成功したら保存してください。
OneDriveのフォルダにファイルがアップロードされました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする方法でした！
今回はOutlookからOneDriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOneDriveからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
OneDriveを開かなくても、追加されたファイルの内容をいち早く把握することができます。
追加された際だけでなく、更新された際もその内容を通知することが可能です。
OutlookやOneDriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookを使えば、メッセージを受信した際にSlackへ通知を送ったり、Salesforceに登録されたリード情報に基づいてメールを自動送信することができます。また、受信した添付ファイルをDropboxにアップロードしたり、月末に自動でメールを送信したりといった定期処理にも対応可能です。
OneDriveを活用することで、Gmailで受け取ったファイルを自動で保存したり、Google スプレッドシートに追加された従業員情報に基づいてアクセス権限を自動設定することが可能です。また、DocuSignで締結された書類を自動で格納したり、Jotformの回答をもとにフォルダを作成したりできます。
いかがでしたか？OutlookとOneDriveを連携すれば、「添付ファイルの保存作業を自動化したい」「ファイルのアップロード漏れを防ぎたい」「日々の業務をもっと効率化したい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。メール受信からファイル保存までを自動化することで、情報管理の精度を高めつつ、作業負担の軽減が期待できます。
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