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毎日決められた時間に決められたタスクをこなさなければならない場合、事前の準備やリソースの管理が大切です。そのため、時間に追われてしまったり、業務を中断する必要が出てくることもあるのではないでしょうか。
今回はこのようなお悩みを解決すべく、<span class="mark-yellow">毎日決められた時間にメール送信を自動で行えるアプリ連携を紹介します。</span>
Outlookを活用した定期的なメール送信が自動化可能なため、業務負担を軽減し、尚且つ効率の向上を図りたい方におすすめです。ぜひご活用ください。
今回のアプリ連携を導入すれば、定めた曜日と時間にOutlookから定型メールの自動送信が可能となります。そのため、定型業務にかかる手間や負担が軽減できるはずです。
例えば、時間が定められた定型業務を行う場合、日々のリソース管理が重要になってきます。定型業務を行わなければならないため、その分他の仕事に手を付けられないこともあるでしょう。
今回のアプリ連携を行うことで、このような負担は少なくなる可能性があります。業務の手間も省け、今よりも作業がしやすくなることが見込めます。
定めた曜日や時間にOutlookから定型メールを自動送信できるため、リマインドのような用途も可能となるでしょう。
例えば、Outlookを全社で導入している場合、全社員に共有したい内容などを決められた時間に送信することができます。毎日の朝礼のタイミングにメールを送信したり、週締めのデータがある場合は金曜日に注意を促したりなどといった使い方も可能です。
これにより社員が業務を忘れにくくなれば、全体の業務の効率が向上するかもしれません。
今回のアプリ連携を行うと、定型業務を忘れてしまうミスを回避できるはずです。
例えば、リマインドの用途として決められた曜日や時間にメールを送っている場合、送信を忘れてしまうとリマインドすべき業務に支障が出てしまう可能性があるでしょう。
また、時には多忙により同じ時間に送信できないことがあるはずです。しかし、今回の連携を行えばメールは自動送信できるため、送信漏れなどのミスを防止できるかもしれません。
定型業務を確実に行うためにも有効なアプリ連携ではないでしょうか。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Yoomのスケジュールトリガーを定めた曜日と時間で起動します。
そして、OutlookのAPIを用いて、あらかじめ作成済みのメッセージをOutlookから送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Outlookをマイアプリ連携
・Yoomのスケジュールトリガーを起動する設定
・Outlookから送信する設定
・トリガーボタンをONにして、スケジュールトリガーとOutlookの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.ログインするMicrosoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
「毎日10時に起動」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、下へスクロールしてください。
4.トリガーの設定
毎日何時に起動するか設定を行います。
画像では、毎日朝10時に起動する設定となっています。希望がある場合は任意で変更可能なため、時間や日付を指定してください。
設定が完了したら保存を押します。
1.アプリと連携する
Outlookのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
下へスクロールします。
2.必須項目を設定する
各項目を設定します。
件名や本文は任意の文章を入力してください。
宛先に関しても任意の宛先を入力しましょう。
設定が完了したら次へを押します。
【補足事項】
Yoomのデータコネクト機能を活用することで、他アプリのデータベースから宛先を流用することも可能です。
データコネクトを行うことで、Yoomのデータベースに格納済みのアドレスをクリックで挿入できます。
Yoomのデータコネクトに関してはデータコネクト機能についてをご確認ください。
3.作成メールの確認
次ページへ移行すると画像のように作成したメールの確認画面が表示されます。
テスト送信を行う場合は「テストボタン」をクリックしてください。
※実際にメールが送信されるためご注意ください。
最後に保存をクリックしましょう。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する
他にも、Outlookを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.毎月決まった日時に起動し、担当者が目標を記入してその内容をOutlookメールでチームに周知する
Outlookを社外問い合わせなどに使用している場合、新しいメッセージに素早く気づきやすくなるはずです。
2.Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
Notionとの連携も可能です。新しく追加されたデータをスムーズに把握できる可能性が高まります。
3.Outlookにメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信する
毎月末の処理などを忘れにくくなることが期待できます。今回のフローボットと併用することで、メンバーへのアナウンス業務が簡略できるかもしれません。
今回の連携は今よりも作業しやすい環境をつくる上でもメリットを感じられる可能性があります。毎日決められた時間に行わなければならないメール送信を自動化できれば、メール作成の手間が解消されるはずです。
また、定型業務を行うためのリソースの調整が必要なくなり、業務負担の軽減になるかもしれません。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、気軽にお試しいただけます。ぜひトライアルで使用感を確かめながら、テンプレートを活用してみてください。
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