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新入社員が入社するたびに、アカウントを作成するのは、人数が多ければ多いほど負担も大きくなります。
そこで今回は、SmartHRとcybozu.com共通管理を連携し、SmartHRで従業員が登録されたら、Garoonやサイボウズ Officeのアカウントを作成する自動化をご紹介します。
この自動化により手作業が不要になるため、登録やアカウントの作成ミスを減らすことができるでしょう。
また、スピーディーにアカウントを作成できるので、オンボーディングプロセスがスムーズになります。
SmartHRとcybozu.com共通管理の連携により、作業負担を軽減できるでしょう。
たとえば、SmartHRに新入社員の情報を登録するだけで、Garoonやサイボウズ Officeのアカウント作成が自動で完結します。
これにより、<span class="mark-yellow">アカウント作成の手間が省け、重複登録が避けられます。</span>
また、人事担当者の負担軽減につながり、採用業務や人材育成に専念できるでしょう。
特に、新入社員が複数入社する場合、作業に時間と労力がかかるため、おすすめの自動化です。
新入社員がSmartHRに登録されたタイミングで、GaroonやサイボウズOfficeのアカウントが発行される自動化は、入社初日から必要なシステムの活用ができるでしょう。
たとえば、Garoonやサイボウズ Officeを活用し、会議のスケジュールを確認したり、社内システムをチェックしたりできます。
この自動化は、<span class="mark-yellow">新入社員が入社初日でも問題なく、業務を進められる環境が整えられるでしょう。</span>
さらに、初動の遅れが少なくなるため、チーム全体のパフォーマンスの向上が期待できます。
SmartHRとcybozu.com共通管理を連携することで、人的ミスを削減できるかもしれません。
たとえば、手動でGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを作成する場合、氏名やメールアドレスの登録ミスが発生すると、その後の業務に影響を及ぼします。
その問題を解決するためには、SmartHRに登録された従業員情報を基に、cybozu.com共通管理でアカウントを作成する自動化の導入が有効です。
これにより、<span class="mark-yellow">ヒューマンエラーを防止し、正確な情報に基づいたアカウント作成が可能になるでしょう。</span>
それではここからノーコードツールYoomを使って、「SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRの従業員登録をAPIを介して受け取り、cybozu.com共通管理のAPIを通じてGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
SmartHRとcybozu.com共通管理をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定が簡単に進められます。
まず、SmartHRのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索欄からSmartHRを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、「サブドメイン」の設定をしましょう。
こちらからマイアプリ登録の方法を確認してください。
続いて、cybozu.com共通管理のマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、一覧からcybozu.com共通管理を探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行いましょう。
SmartHRとcybozu.com共通管理がマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、SmartHRの設定を行うため、「従業員が登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、緑の枠内の手順を確認し、「サブドメイン」を設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、手順通りに「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、cybozu.com共通管理の設定を行うため、「ユーザーを追加」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「ログイン名」を設定しましょう。
※ログイン名にSmartHRの従業員IDを使用している前提で設定を行います。
SmartHRのアウトプットを活用して設定を行います。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
スクロールし、「パスワード」を設定してください。
※パスワードでSmartHRのユーザーIDを使用している前提で設定を行います。
先ほどと同様に、SmartHRのアウトプットから「ユーザーID」を選択しましょう。
次に、「表示名」の設定を行います。
※表示名にSmartHRの姓、名を使用している前提で設定を行います。
SmartHRのアウトプットから「姓」、「名」を選択してください。
他にも必要な項目があれば設定を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、cybozu.com共通管理でユーザーの利用サービスを更新する設定を行うため、「ユーザーの利用サービスを更新」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、SmartHRのアウトプットから「従業員ID」を選択し、「ログイン名」を設定しましょう。
※ログイン名にSmartHRの従業員IDを使用している前提で設定しています。
スクロールし、「利用サービス」を設定します。
アカウントを作成したいシステムを設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもSmartHRやcybozu.com共通管理を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SmartHRで従業員が登録されたら、自動的にcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加するフローです。
従業員情報の転記作業が不要になるため、重複登録を防ぐことができます。
手作業での登録と比較すると、スピーディーにcybozu.com共通管理の従業員管理表に追加できます。
2.kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を自動登録するフローです。
kintoneに登録された社員情報を基に、SmartHRに従業員を登録できます。
手作業での入力ミスや登録漏れを防ぐことができます。
3.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にSmartHRに従業員情報を登録するフローです。
ステータスの更新をトリガーに、SmartHRに従業員を登録できるため、登録作業が不要になります。
kintoneでのステータスを更新した後、すぐにSmartHRで従業員を登録できるので、タイムラグなく登録可能です。
SmartHRとcybozu.com共通管理の連携による自動化は、作業時間と手間が削減され、負担を大幅に減らすことができます。
これにより、手作業が不要になるため、氏名やパスワードの登録ミスを未然に防ぐことができるでしょう。
また、新入社員が入社してからスムーズに業務を開始できる環境が整えられるので、円滑なオンボーディングプロセスが見込まれます。
Yoomの自動化を導入して、アカウント作成の手間を短縮しましょう。
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