How to integrate KING OF TIME with Slack to record timestamps in KING OF TIME by posting specific clock-in/out words in Slack

How do you manage clocking in and out?
With the work style reform, more companies are introducing apps that allow clocking in from home or on business trips!
While aggregation has become more convenient and adaptable to various work styles, many in the management department may still be struggling with missed clock-ins. ‍

This time, we will introduce a method to automatically clock in to KING OF TIME by integrating the attendance management app KING OF TIME with the messaging tool Slack.
There are many other benefits to integrating these two, so we will introduce the integration steps as well!

Benefits and Automation of Integrating KING OF TIME with Slack

Benefit 1: Efficient Clock-in Management‍

By sending clock-in and clock-out records on Slack, you can clock in and out on KING OF TIME.

Employees no longer need to switch between two applications and can easily check their clock-in status, making it easier to manage their working hours.
On the management side, real-time clock-in notifications can be checked, allowing easy understanding of employees' clock-in and out status.
Therefore, if issues like forgotten clock-ins, tardiness, or early departures occur, measures can be taken immediately.
At the end of the month, there will be no more situations where employees are asked about discrepancies in clock-ins and they respond with, "Why did I leave early?"
Accuracy and efficiency are greatly improved!

Benefit 2: Time Savings through Automation
Many attendance management tasks are automated, allowing for significant time savings.
For example, notifications of clock-ins, clock-outs, and shift changes are automatically sent to Slack, eliminating the need for manual checks and record-keeping.
Furthermore, the process of leave applications and approvals is automated on Slack, saving the hassle of paperwork and manual input.
Leave applications can be completed on Slack.
Automation prevents duplication and omissions, enabling quick and accurate data management!

Benefit 3: Instant Updates
By integrating with Slack, attendance data in KING OF TIME is updated in real-time.
When employees record their clock-ins and clock-outs, that information is immediately reflected in Slack, allowing managers and team members to always be aware of the latest attendance status.
Quick responses to shift changes or sudden absences are possible.
Additionally, real-time updates ensure that the aggregation of working hours and labor hours is always up-to-date, improving the accuracy of payroll calculations and attendance management.

‍What is Yoom?

‍ The integration of apps is done using Yoom, which allows for no-code app integration.
While general app integration may require programming knowledge, Yoom provides a service that allows apps to be integrated without specialized knowledge!
Yoom also offers a wealth of existing templates!
Even beginners can easily start by copying these templates to create flows!
Flowbot Templates｜Yoom

You can start for free, so if you don't have a Yoom account, please obtain one!
Yoom Account Issuance Page
Please refer to this for basic operations of Yoom.
Getting Started with Yoom

How to Create Using Basic Flowbot Templates

First, we will create a flow called [Clock in to KING OF TIME when specific clock-in words are posted on Slack].
When "clock in" or "clock out" is posted on Slack, it will be used to clock in to KING OF TIME.

Please start the integration settings after copying the template.

※ When connecting data between Slack and KING OF TIME, the name on Slack and the name information on KING OF TIME must match.
※ Branching is a feature (operation) available with plans above the mini plan.
In the case of the free plan, the operation of the flowbot being set will result in an error, so please be careful.
※ Paid plans such as the mini plan offer a two-week free trial.
During the free trial, you can use restricted apps and AI features (operations).

Preparation

Once you can log in to your Yoom account, first register the app you will use.‍

1. Click "Register My App" and select "Create New".
2. Select the app you want to register (in this case, KING OF TIME and Slack) and log in with the account you will use.

Once you have registered KING OF TIME, click "Create New" again to register Slack.
Refer to this for app integration with CloudSign.
How to Register KING OF TIME My App | Yoom Help Center (intercom.help)
Refer to this for app integration with Slack.
How to Register Slack My App | Yoom Help Center (intercom.help)

‍3. Once registered, an icon will appear in My Apps.
Check if the icons for KING OF TIME and Slack are displayed.

4. Prepare a spreadsheet to be used later.
Set headers and functions on the spreadsheet by referring to the following URL.
※How to convert UNIXTIME to regular date and time:https://intercom.help/yoom/ja/articles/8343335
※At this time, change the format of cell A2 to plain text and the date cell to YYYY-MM-DD format in advance.

5. Prepare a Slack table and a KING OF TIME table in the Yoom database in advance.
For Slack, display items such as user ID and display name or full name.
For KING OF TIME, display items such as last name, first name, and identification number.
Sync Slack and KING OF TIME with Data Connect.
※Refer to this for the Yoom database.
📖Main Uses of Yoom Database | Yoom Help Center (intercom.help)

6. Add a column for functions to the table connected with KING OF TIME and set it to concatenate the first and last names using "JOIN("",{Last Name},{First Name})".

フローボットの設定

‍では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。

タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。

3.「アプリトリガー　出勤or退勤を入力してもらう」をクリックします。

4.トリガーアクションは「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5.トリガーの起動間隔を選択して、チャンネルIDを入力します。
チャンネルIDはSlackがアプリ登録されていると候補から選択することが可能です。
入力したら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」してください。

6.フローに戻ったら、「分岐　出勤か退勤というワードだったら分岐」のアイコンをクリックします。

7.オペレーションは「出勤or退勤を入力してもらう」で、アウトプットに「メッセージ内容」のように設定してあります。
特に問題なければそのまま「保存」します。

8.フローに戻ったら、「アプリと連携する　UNIXTIME計算用のスプレッドシートをコピーする」のアイコンをクリックします。

9.アクションは「シート（タブ）をコピーする」を選択して、「次へ」をクリックします。

10.事前準備で作成したスプレッドシートの「スプレッドシートID（コピー元）」、「シートID（コピー先）」を入力してください。
スプレッドシートIDはURL内の「/spreadsheets/d/●●●/」●●●の部分がスプレッドシートIDとなります。
アプリ登録ができていると、候補からも選択できます。
入力したら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。

11.フローに戻ったら「アプリと連携する　SlackトリガーでJSON PATHで取得したタイムスタンプをUNIXTIME変換用のスプレッドシートの特定セルに入力する」のアイコンをクリックします。

12.アクションは「セルに値を入力」を選択し、「次へ」をクリックします。

13.項目を入力します。
スプレッドシートIDは1つ前に連携したスプレッドシートと同じです。
シート名は候補から選択することが可能です。

14.対象のセルはA2のまま、値はSlackで最初に取得したアウトプット情報なので、候補からtsというアウトプットを埋め込みます。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。

15.フローに戻ったら、「データベースを操作する　UNIXTIMEから通常に日付時間に変換したレコードを取得する」のアイコンをクリックします。

16.データベースの連携の項目を入力します。
スプレッドシートIDは1つ前に連携したスプレッドシートと同じです。
入力できたら、「次へ」をクリックします。

17.検索条件を「UNIXTIMEが空でない」として、テストが成功したら、「保存」します。

18.フローに戻ったら、「アプリと連携する　レコード習得後にコピーしたシートは削除する」のアイコンをクリックします。

19.アクションは「シート（タブ）を削除する」を選択し、「次へ」をクリックします。

20.必須項目を入力します。
スプレッドシートIDは1つ前に連携したスプレッドシートと同じです。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。

21.フローに戻ったら「データベースを操作する　SlackとデータコネクトしたDBからトリガーで取得したユーザーIDを使って対象者名を取得する」のアイコンをクリックします。
‍

22.データベースの連携に入力します。
事前準備で作成したSlackのデータベースと連携します。
プロジェクト、データベースを候補から選択することが可能です。

23.取得したいレコードの条件にユーザーIDがSlackで取得した{{送信者}}に等しいと設定します。
テストして、成功したら「保存」してください。

24.フローに戻ったら「データベースを操作する　KING OF TIMEとデータコネクトしたDBから手前で取得した氏名を使って識別番号を取得する」のアイコンをクリックします。

25.データベースの連携に入力します。
事前準備で作成したKING OF TIMEのデータベースと連携します。
プロジェクト、データベースを候補から選択することが可能です。

26.取得したいレコードの条件にユーザーIDがSlackのデータベースで取得した{{氏名}}や{{表示名}}に等しいと設定します。
候補から選択することが可能です。
テストして、成功したら「保存」してください。

27.フローに戻ったら「進行先の切り替え」のアイコンをクリックします。
内容を確認して「保存」してください。

28.フローに戻ったら「出勤方向に対してこれまで取得した情報で打刻を行う」のアイコンをクリックします。

29.アクションは「打刻データの登録」を選択して、「次へ」をクリックします。

30.今まで取得したアウトプット情報を選択して、入力していきます。
テストをクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。

31.フローに戻ったら今度は「退勤方向に対してこれまで取得した情報で打刻を行う」のアイコンをクリックします。
出勤の場合と同じように設定します。最後の「打刻種別コード」が退勤となるので注意してください。

これで【Slackで特定の出退勤ワードを投稿したらKING OF TIMEに打刻】というフローの完成です。

32.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

KING OF TIMEとSlackのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもKING OF TIMEやSlackのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Advanced Integration Flow of KING OF TIME and Slack

In addition to the flows introduced so far, you can also create a flow to 【Issue KING OF TIME Accounts from the Yoom Database】.
For example, when a new employee joins, you can issue a new KING OF TIME account based on the employee information in the Yoom database.

There are many other examples of automation using Slack and KING OF TIME in Yoom, so let me introduce a few.

‍

This is a flow called [Register an employee in KING OF TIME when a row is added in Google Sheets].
If you manage information in Google Sheets, you can register employees without the hassle of manual input. This improves the efficiency of administrative tasks!

‍

[Update KING OF TIME Employee Information When a Row is Updated in Google Sheets] This flow edits KING OF TIME information triggered by an update.
There is no need for manual corrections, so you can prevent update omissions and input errors in advance.

This is a flow called [Register employees in KING OF TIME when they are registered in freee HR].
‍By automating information entry between the two apps, labor completion and attendance management, you can prevent human errors!

Summary

By integrating KING OF TIME with Slack, we were able to create a flow where simply posting a specific clock-out word on Slack automatically records the time in KING OF TIME!
This flow has enabled efficient time management and business automation!
Not only does it reduce the time spent on manual tasks, but it also prevents the duplication and omissions that often occur with manual work, allowing for quick and accurate data management!
Please give it a try!

Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知

チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。

KING OF TIMEとSlackの連携によるメリットと自動化

メリット1:効率的な打刻管理‍

Slack上で出勤や退勤の記録送信するとKING OF TIMEで出退勤が打刻できるようになります。

従業員は2つのアプリケーションに切り替える手間がなくなり、自分の打刻状況を簡単に確認できるため、自分の勤務時間を管理しやすくなります。
管理者側はスピーディーに打刻通知を確認できるので、従業員の出退勤状況を簡単に把握することができます。
だから、打刻忘れや遅刻、早退などの問題が発生したら、すぐに対策をすることができるんです。
月末に出退勤の不備を従業員に確認する際「なんで早退したんだっけ？」と分からないなんてことも防げますね！

メリット2:自動化による時間短縮
多くの勤怠管理業務が自動化され、時間の大幅な短縮が可能となります。
例えば、出退勤やシフト変更の通知が自動的にSlackに送られるため、手動での確認や記録作業が不要になります。
さらに、休暇申請や承認プロセスもSlack上で自動化されるため、書類のやり取りや手動入力の手間が省けます。
休日申請もSlackで完結しちゃうわけです。

メリット3:即更新
Slackと連携することで、KING OF TIMEの勤怠データがスムーズに更新されます。
従業員が出勤や退勤を記録すると、その情報が自動でSlackに反映されて、管理者やチームメンバーが最新の勤怠状況を常に把握することができます。
シフトの変更や突発的な欠勤などにも迅速な対応ができるようになりますね。
勤務時間や労働時間の集計も常に最新の状態で行われるため、給与計算や勤怠管理の精度も向上しそうです。

まとめ

KING OF TIMEとSlackの連携すると、Slack で特定の退勤ワードを投稿するだけで、KING OF TIMEに自動的に打刻されるようなフローを作成することができました！
このフローによって、効率的な打刻管理と業務の自動化を実現しましょう！
自動化される業務時間の短縮になるだけでなく、手作業に起こりがちな重複や漏れが発生しないので、迅速かつ正確なデータ管理を目指せますよ！
ぜひ試してみてくださいね！