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「このメール作成、もっと簡単にできないかな…」「同じような内容のメールを毎日送っていて、他の業務に時間が割けない…」
このように定型的なメール業務に追われ、手間や時間の制約を感じていませんか？手作業によるメール送信は、タイプミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを引き起こす可能性も潜んでいます。
もし<span class="mark-yellow">フォームへの回答があった際に自動でお礼メールを送信したり、特定のイベントが発生したタイミングで関係者へ自動で通知メールを送ったりできる仕組み</span>があれば、これらの煩わしさから解放され、より戦略的で付加価値の高いコア業務に集中する貴重な時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入に大きな手間や時間もかからないので、ぜひこの機会にメール業務の自動化を取り入れて日々の作業をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailからメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、日常的に利用する様々なツールとGmailを連携させ、メール送信を自動化する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを交えてご紹介します。手作業によるメール作成・送信の手間を大幅に削減し、コミュニケーションの迅速化や業務効率の向上を実現できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォーム等の各種フォームツールへの新規回答や情報送信をトリガーとして、回答者や関係者に対してGmailからパーソナライズされた確認メール・サンクスメール・通知メールなどを自動で送信する</span>フローです。手動での返信作業をなくし、迅速かつ正確なコミュニケーションを実現するとともに、顧客満足度の向上にも繋げましょう！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールにおける特定のキーワードを含む投稿や、特定チャンネルへのメッセージ送信などを検知して、その内容に基づいた情報を指定の宛先に自動でメール送信する</span>フローです。チャット上での重要なやり取りや決定事項を関係者へ迅速かつ確実に共有したり、エスカレーションしたりする手間を大幅に削減できます。
<span class="mark-yellow">SalesforceのようなデータベースやCRMシステム内での新規リード獲得・商談ステータスの変更・顧客情報の更新といった特定のデータ変動をトリガーとして、関連する営業担当者や顧客本人、あるいは社内関係部署へGmailから通知メールやフォローアップメールなどを自動送信する</span>フローです。顧客対応のスピードアップ、営業プロセスの効率化、そして社内外への情報共有の漏れ防止に大きく貢献します。
それではここから代表的な例として、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、回答者に対してGmailから確認メールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にGmailを検索してください。Googleフォームと同じ手順で連携完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず準備として、フォームを作成して回答したものを用意しましょう。
今回は以下のようなフォームを作り、自分で回答してみました。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「問い合わせが届いたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！
成功したら保存してください。今回は「+ 取得する値を追加」から下記の赤枠のアウトプットを追加しました。
「Gmailを返信する」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、Toの欄にステップ3で取得したアウトプットの「メールアドレス」を選択しましょう。
最後に件名と本文を入力してください。こちらもアウトプットを利用して入力すると簡単にフォームの内容を反映させることができます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になるので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
成功したら保存してください。
Googleフォームで入力したメールアドレスに自動送信メールが届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、Gmailを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
GoogleフォームとGmailを連携させてメール送信業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を費やしていた定型的なメール作成や送信作業から解放され、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>これにより、日々繰り返されるルーティンワークに忙殺されることなく、より創造性が求められる業務や、顧客とのより深いコミュニケーションといった本質的な活動に貴重なリソースを割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしメール業務のさらなる効率化や自動化に少しでもご興味をお持ちいただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の可能性を体験してみてください！
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