Googleフォームの回答をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する

■概要

Googleフォームで受け付けた日程変更や参加者情報の更新などを、都度Googleカレンダーに手作業で転記していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、Googleカレンダーの予定を自動で検索し更新できるため、面倒な転記作業をなくし、正確なスケジュール管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogleカレンダー間の情報転記を手作業で行っている方
• フォームで受け付けた情報をもとに、カレンダーの予定を更新する業務が多い方
• 手作業による予定の更新漏れや入力ミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると自動で予定が更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記がなくなることで、予定の更新漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を検索する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに更新対象の予定を検索します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、検索した予定をフォームの回答内容で更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogleフォームは、お使いのフォームの中から任意で指定してください。
• Googleカレンダーの予定を更新する際、フォームの回答内容を基に、どの予定のどの情報を更新するかを業務に合わせて設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133