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「会議のたびにGoogle カレンダーの予定から資料を探して、Microsoft Teamsのチャネルに手動でアップロードするのが手間…」
「急な会議だと、資料の共有が遅れてしまって参加者に迷惑をかけてしまうことがある…」
このように、Microsoft TeamsとGoogle カレンダー間での資料共有や関連情報の連携に、時間と手間がかかっていませんか？もし、<span class="mark-yellow">Google カレンダーに登録された新しい予定に資料が添付されていた場合、その資料を自動的にTeamsの指定チャネルやチャットに投稿できる仕組み</span>があれば、これらの悩みを解消することができるかもしれません。会議準備の効率化や迅速な情報共有を実現して、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができますよ！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、日々の繰り返し作業にかかる手間や時間も削減できるので、ぜひ一度試してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google カレンダーとMicrosoft Teamsを連携して、カレンダーの予定に添付されたファイルをTeamsに自動で送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみてくださいね。
Microsoft TeamsとGoogle カレンダー間で発生する資料共有や通知などの連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
Microsoft TeamsとGoogle カレンダーを自動連携することで、<span class="mark-yellow">会議資料の共有漏れを防いだり、関連情報をスムーズに展開したりできる</span>ため、業務効率が格段に向上しますよ。
ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google カレンダーに新しい予定が追加され、その予定にファイルが添付されている場合に、その添付ファイルをMicrosoft Teamsの指定したチャネルやチャットに自動で送信してくれます。
</span>手作業による資料のアップロードや共有の手間を省き、リアルタイムで情報共有可能です。
<span class="mark-yellow">Google カレンダーに新しい予定が追加された際に、添付ファイルの有無などの特定の条件に基づいて処理を分岐させ、条件に合致する場合にのみMicrosoft Teamsに通知やファイルを送信する</span>フローです。
不要な通知を減らして、本当に必要な情報だけを効率的に共有するのに役立ちます！
<span class="mark-yellow">Google カレンダーの予定に添付された画像ファイル（例えば、スキャンした書類やスクリーンショットなど）に含まれる文字情報をOCR機能で抽出し、そのテキストデータをMicrosoft Teamsに通知する</span>フローです。
画像内の情報を手入力する手間を削減します。必要な情報を素早く確認できますよ！
ここからは、「Google カレンダーで予定が追加されたら、添付ファイルをMicrosoft Teamsに送信する」フローのを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは「Microsoft Teams」と「Google カレンダー」マイアプリ登録を行いましょう。
左の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックです。
最初にMicrosoft Teamsのマイアプリ登録から行っていきましょう。
アプリ一覧の検索窓から「Microsoft Teams」を検索てください。
以下の画面が表示されたら、Yoomと連携するMicrosoft365アカウントにログインします。
Microsoft365のアカウントを持っていない方は、アカウントを作成してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性がありますので、ご注意くださいね！
Microsoft365アカウントのメールアドレスを入力したら、次へに進んで下さい。
ログインできたら、Microsoft Teamsのマイアプリ登録完了です！
続いて、「Google カレンダーのマイアプリ」登録を行っていきます。
Zoomのマイアプリ登録の手順と同様に「新規接続」クリックの後、検索窓から「Google カレンダー」を検索しましょう。
一番下の「 Sign in with Google」をクリックしてください。
Googleアカウントにログインしましょう。
Yoomと連携したいGoogleアカウントを選択します。
以下の画面が出てきたら、次へをクリックです。
以上で、Google カレンダーのマイアプリ登録は完了です。
では、ここから実際にフローボットを作成していきましょう！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーします。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
まずはアプリの起動トリガーを設定していきます。
「予定が作成されたら」をクリックしてください。
以下の連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
API接続設定です。
トリガーの起動間隔はプルダウンから選択します。
今回は「5分」を選びました。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定可能です。
基本的にはご利用プランの最短の起動間隔でお使いいただくことをおすすめです。
また、ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、要チェックですよ！
カレンダーIDの候補から選びます。
種別は予定の種類のようなイメージです。
今回はプルダウンから「通常の予定」を選びました。
基本的には「通常の予定」がおすすめです。
検索のキーワードは、作成した予定のキーワードを入力してください。
今回は「テスト」と入力しました。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、取得した値を確認してください。
ここから取得した値を活用して、フローを完成させていきます。
取得した値の中の「ファイルID」はこの後に使用していきますよ！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。
ファイルIDを設定します。
取得した値からファイルIDを選んでください。
テストを行います。
テスト成功したら「保存する」をクリックして、次に進みます。
次に「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
次にアクション設定を行います。
今回は「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る」を選択しました。
ファイルの文字数に合わせて、選択するのがおすすめです。
次に進みましょう。
続いて、詳細設定です。
ファイルの添付方法はプルダウンから以下のように設定してください。
抽象したい項目は、ファイルに合わせて入力しましょう。
使用するAIをプルダウンから選択します。
基本的には推奨の「Claude_v2」でいいかと思います。
その他に普段使用しているAIなどで使用したいAIがあれば選択してくださいね。
言語を選んでください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認後に次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
チームIDは、候補から選択してください。
チャンネルIDは、候補から選択してください。
実際にMicrosoft Teamsにメッセージが投稿されるチャンネルです。
メッセージを設定例を参考に入力しましょう。
タイトルと予定のURLを取得した値から選択します。
開始日時も同様に取得した値から選びます。
メッセージを受信した時に開始日時が記入されていた方が、一目でスケジュールを把握できるのでおすすめですよ！
今回は「Google カレンダーで予定が追加されたら、添付ファイルをMicrosoft Teamsに送信する」フローなので、添付ファイルはメッセージに入力しましょう。
取得した値からファイルIDを選択です。
ファイルの内容には、ファイルの内容を読み取った本文を選択しましょう。
こちらも取得した値から選択できます。
ファイルのボリュームによっては、添付ファイルのみでいいかもしれませんね。
最後にテストを行います。
「保存する」をクリックしてください。
指定したMicrosoft Teamsのチャンネルに、メッセージが投稿されているか確認してみましょう。
これで全ての設定が完了です！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしましょう。
Microsoft TeamsやGoogle カレンダーのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
予定が作成された際にSlackやDiscordに自動で通知を送ることが可能です。また、フォームで入力された情報をもとに予定を作成し、その詳細をGmailで関係者に送信することもできます。
アンケートフォームに回答があると、Microsoft Excelに内容を記録しTeamsに通知を送ることが可能です。また、Salesforceでリードが作成されたタイミングや、毎月の月末などの定期的なタイミングで自動的に通知を送ることもできます。
この記事では、「Google カレンダーとMicrosoft Teamsを連携して資料共有を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Google カレンダーの予定に添付された資料をMicrosoft Teamsに自動送信することで、手作業によるファイル共有の手間や共有漏れを防ぐことができます。また、添付ファイルの有無に応じて通知を分岐させたり、OCR機能で画像ファイルの内容を抽出して共有したりと、より高度な自動化にも対応しています。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したようなGoogle カレンダーとMicrosoft Teamsの連携をはじめ、日々の業務を効率化するテンプレートが数多く用意されています。</span>ノーコードで簡単に設定できるため、ITに詳しくない方でもすぐに始められるのが魅力です。
「会議資料の共有ミスをなくしたい」「通知の質を高めたい」「作業の抜け漏れを減らしたい」とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して自動化にチャレンジしてみてください。
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