Acuity Schedulingでアポイントがリスケジュールされたら、Googleカレンダーの予定を更新する

■概要

Acuity Schedulingでアポイントが変更された際、手作業でGoogleカレンダーを更新するのは手間がかかり、対応漏れや二重ブッキングの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Acuity Schedulingでアポイントがリスケジュールされると、関連するGoogleカレンダーの予定が自動で更新されます。手作業による更新の手間やミスをなくし、常に正確なスケジュール管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Acuity SchedulingとGoogleカレンダーを併用して、日程調整を行っている方
• アポイントのリスケジュールが多く、手動でのカレンダー更新に手間を感じている方
• 日程調整に関する手作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Acuity Schedulingでのリスケジュールをトリガーにカレンダーが自動更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による日時の入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なスケジュール管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Acuity SchedulingとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAcuity Schedulingを選択し、「Webhookを受信したら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでAcuity Schedulingの「アポイント情報の取得」アクションを設定し、変更された予定の詳細情報を取得します。
4. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、取得した情報からGoogleカレンダーの更新に必要なデータを抽出します。
5. 次に、Googleカレンダーの「予定を検索する」アクションで、更新対象となるカレンダー上の予定を特定します。
6. 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、特定した予定を新しい情報に更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、Acuity Schedulingから取得した情報の中から、どのような内容を抽出するかを任意で設定できます。
• Googleカレンダーの「予定を更新」では、更新内容に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として紐付けたりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Acuity Scheduling、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• Acuity SchedulingのWebhookの設定方法はこちらをご参照ください。なお、当フローでは「Appointment Rescheduled」欄にトリガーのWebhookURLを設定してください。