kintoneで新規レコードが登録されたら見積書PDFを生成し、Outlookで送信する

■概要

kintoneで管理している顧客・案件情報をもとに、都度見積書を作成してOutlookで送付する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は、手動で行うと入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーが発生しやすく、重要な業務でありながらも担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneに新規レコードが登録されるだけで、見積書PDFの自動生成からOutlookでのメール送信までを完結させ、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneの情報を基に見積書を作成し、手作業でメール送付している営業担当者の方
• 見積書の作成・送付業務における入力ミスや送信漏れなどの人的ミスをなくしたい方
• 定型的な書類作成や送付業務を自動化して、より生産性の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に、書類作成からメール送信までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
• kintoneのデータを直接利用して書類作成やメール送信を行うため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書PDFを生成します。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFを添付してメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To,CC,BCC）を任意のアドレスに設定できます。
• メールの件名や本文には、固定のテキストはもちろん、前段のオペレーションでkintoneから取得した会社名や担当者名といった情報を変数として埋め込み、動的に内容を作成することが可能です。

‍■注意事項

• ‍‍kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。