kintoneのレコードが特定ステータスに更新されたら契約書PDFを作成し、Gmailで送信する

■概要

kintoneで管理している案件のステータスが更新されるたびに、手作業で契約書を作成し、Gmailで送信する業務は手間がかかるだけでなく、ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、契約書PDFの作成からGmailでの送信までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintone上で案件管理を行い、契約書作成・送付業務を担当している方
• 手作業での契約書作成やGmailでの送信に時間がかかり、効率化したい方
• 定型的な契約業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータス更新を起点に契約書作成とメール送信が自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手動での作業で起こりがちな、宛先間違いや書類の添付漏れ、ステータス更新の見落としなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」を設定します。
3. 続いて、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得します。
4. 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書PDFを作成します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先やCC、BCCを任意のアドレスに設定することが可能です。
• メールの件名や本文は自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した顧客名などの情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。