定期的にkintoneから特定のレコードを抽出してPDF化し、OneDriveに保存する

■概要

kintoneのレポート作成やデータバックアップのため、定期的にレコードを抽出し、手作業でPDF化してOneDriveに保存していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、人的ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでkintoneから必要なレコードを自動で取得し、PDFとしてOneDriveに保存できるため、こうした定型業務の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的なレポート作成でkintoneのデータを手動でPDF化し、OneDriveに保存している方
• kintoneのレコードバックアップ作業を自動化し、人的ミスをなくしたいと考えている管理者の方
• kintoneとOneDriveを連携させ、データ管理の効率を向上させたいと考えているDX推進担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに基づき自動でkintoneのレコード取得からPDF化、OneDriveへの保存までを行うため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのデータ抽出やファイル保存に伴う、レコードの選択ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、PDF化したいレコード情報を取得します。
4. 続いて、「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとにPDFファイルを作成します。
5. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、取得したいレコードの条件をクエリ形式で自由に設定してください。
• トリガーとなるスケジュール機能では、実行したいタイミングに合わせて時間、日付、曜日などを任意で設定できます。

■注意事項

• ‍‍kintone、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。