kintoneで新規レコードが登録されたら見積書PDFを生成し、Slackで送信する

■概要

kintoneに登録した顧客情報をもとに、手作業で見積書を作成しSlackで共有する業務に手間を感じていませんか。転記ミスや共有漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneに新規レコードが登録されるだけで、Google ドキュメントのテンプレートから見積書PDFを自動で生成し、Slackへ送信します。一連の定型業務を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneへのデータ入力後、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者の方
• 見積書作成における入力ミスや、Slackでの共有漏れを防ぎたいと考えている方
• kintoneとSlackを活用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に見積書生成とSlack通知が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• kintoneの正確なデータから書類を生成するため、手作業による転記ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Google ドキュメント、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに取得したレコードIDをもとに詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに見積書PDFを生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントで作成する見積書の雛形は、自社のフォーマットに合わせて項目やデザインを柔軟にカスタマイズできます。
• Slackで通知するチャンネルや宛先は任意で設定可能です。また、通知メッセージには固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• kintone、Slack、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。