■概要
ミーティングの日程変更など、特定のメールを受信した際に手作業でGoogleカレンダーの予定を更新するのは手間がかかる作業です。また、多くのメールに紛れて対応が漏れてしまうと、スケジュールの齟齬にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けるだけでAIがメール内容を解析し該当するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleカレンダーを連携させ、手動で予定を更新している方
- 日程変更のメールなど、特定の連絡への対応漏れや更新ミスを防ぎたい方
- 定型的なスケジュール管理を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールにラベルを付けるだけで予定が自動更新されるため、手作業でカレンダーを操作する時間を短縮することができます。
- 手動での更新作業がなくなることで、情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メール本文から予定の更新に必要な情報を抽出するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を検索する」アクションを設定し、更新対象となる予定を特定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとに予定の内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信メールの本文や件名から、どのような情報を抽出するかをプロンプトで自由に設定可能です。
- Googleカレンダーの「予定を更新」アクションでは、更新する項目に固定のテキストを入力したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として紐付けたりと、柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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