kintoneにレコードが追加されたら、見積書を作成してDropboxに格納する

■概要

kintoneに顧客情報や案件情報を登録した後、その内容を元に見積書を作成し、Dropboxに格納する作業を手動で行っていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、入力ミスや格納漏れが許されないため、手間と時間がかかりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、見積書の作成からDropboxへの格納までを自動化し、担当者の負担を減らしながら正確な業務遂行を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneで管理している情報から、都度手作業で見積書を作成している方
• 見積書の作成から格納までを自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
• 定型的な書類作成業務から解放され、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneにレコードを追加するだけで見積書が自動で作成・格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による転記ミスやファイル名の付け間違い、格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 3.続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで追加されたレコード情報を取得します。
4. 4.次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとに見積書を作成します。
5. 5.最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された見積書を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成した見積書以外の雛形ファイルも使用でき、報告書や議事録など用途に合わせた書類を自動作成することが可能です。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意に指定できます。また、kintoneから取得した受付番号や日付などをファイル名に自動で付与する設定も可能です。

■注意事項

• ‍‍kintoneとDropboxとYoomを連携してください。