■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに見積書を作成し、Boxへ格納する。この一連の作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業による転記ミスや格納漏れは、ビジネスの機会損失にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、見積書の自動作成からBoxへの格納までを完結させることができ、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとBoxを連携させ、見積書作成から格納までの流れを自動化したい方
- 手作業による見積書作成やファイル管理に、非効率を感じている営業担当者の方
- 入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーをなくし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点に見積書作成とBoxへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた業務時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やファイル操作がなくなるため、入力間違いや格納漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定することで、kintoneへのレコード追加をフロー起動のきっかけとします。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された見積書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめGoogle スプレッドシートで作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用することで、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成できます。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行された見積書を保存するBox内の具体的なフォルダを指定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。
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