kintoneでレコードが追加されたら、見積書を作成してSlackに通知する

■概要

kintoneに新しい案件情報が登録されるたびに、手作業で見積書を作成して関係者にSlackで共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。この繰り返し行う作業は他の業務を圧迫するだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をきっかけに、見積書の自動作成からSlackへの通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとSlackを用いて見積書発行から共有までの業務を行っている営業担当者の方
• 手作業での見積書作成による、入力ミスや共有漏れといった課題を解消したい方
• 営業プロセス全体の効率化や、定型業務の自動化を推進したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード追加を起点に見積書作成とSlack通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとに見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された見積書ファイルを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、連携の対象としたいkintoneアプリのIDを正しく指定してください。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、事前に作成した任意の雛形ファイルを指定できます。そのため、見積書だけでなく、請求書や報告書など用途に合わせた書類を作成可能です。
• Slackの「ファイルを送る」アクションでは、ファイルを通知したいチャンネルを任意で設定してください。

■注意事項

• kintone、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。