kintoneでレコードが追加されたら、見積書を作成してDiscrodに通知する

■概要

kintoneに顧客情報や案件情報を登録した後、手作業で見積書を作成し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや共有漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Google スプレッドシートを元に見積書を自動で作成し、Discordに通知までを自動化できるため、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneでの顧客・案件管理と、見積書作成を連携させたいと考えている営業担当者の方
• 見積書作成後のチームへの共有をDiscordで行っており、通知の手間を削減したい方
• 手作業による見積書の作成や共有で発生する、転記ミスや共有漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に見積書作成から通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額の誤入力や宛名間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定して、フローが起動するアプリを指定します。
3. オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコード情報を取得します。
4. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された見積書を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、連携対象としたいkintoneアプリのIDを正しく指定してください。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形ファイルを使用します。見積書だけでなく、報告書や議事録など、任意のレイアウトの雛形を設定することで、用途に合わせた書類を作成できます。
• Discordにファイルを送信するアクションでは、通知したいチャンネルやメンション先を任意で設定してください。

■注意事項

• kintone、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携してください。