kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信する

■概要

kintoneで日報を管理しているものの、報告のために都度内容をPDF化し、Outlookで関係者へ送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されると同時に、内容を反映したPDFが自動で生成されOutlookから送信されるため、一連の報告業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとOutlookを利用し、日報の作成や共有を手作業で行っている方
• チームの日報提出から共有までを円滑にし、管理工数を削減したいマネージャーの方
• 手作業による報告漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎ、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへの日報登録を起点に、PDF生成からメール送信までが自動化されるため、これまで報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による内容の転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告業務を正確に行えます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、日報アプリを対象とします。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録された日報の詳細データを取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した日報のデータをもとにPDF書類を生成します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、会社のフォーマットなど任意のレイアウトでPDFを作成できます。
• Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先アドレスを自由に設定可能です。また、件名や本文に固定のテキストを入れたり、kintoneから取得した氏名や提出日といったデータを埋め込んだりすることもできます。

■注意事項

• kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。