kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しGmailで送信する

■概要

kintoneに日報を登録した後、報告のためにPDF化してメールで共有する作業を手間に感じていませんか。この定型業務は、手作業で行うとミスが発生する可能性もあり、日々の業務負荷になりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneへの日報登録をトリガーに、報告用PDFの生成とGmailでの送信までを自動化できます。日々の報告業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneの日報提出と、その後のメールでの報告業務に手間を感じている方
• 日報のPDF化やメール送信といった手作業による、ミスや共有漏れを防ぎたい方
• kintoneとGmailを日常的に利用しており、定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへの登録だけで日報のPDF化からメール送信までが完結するため、報告業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるPDFの添付漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された日報の内容を取得します。
4. 続けて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、取得したレコード情報をもとに日報のPDFを生成します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際に、あらかじめ作成した雛形を使用することで、任意のレイアウトで日報PDFを作成できます。
• Gmailでメールを送るアクションでは、送信先の他、本文に固定の文章を入れたり、kintoneから取得した提出者名などのデータを動的な値として埋め込むことが可能です

■注意事項

• kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。