■概要
kintoneでの日報管理は便利ですが、報告内容をPDF化して共有したり、ストレージに保存したりする作業が手間で、本来の業務を圧迫していませんか？手作業でのファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、保存漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されると自動でPDFを生成しDropBoxへ保存するため、日報の作成から保管までの一連の流れを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでの日報作成後、PDF化とDropBoxへの保存を手作業で行っている方
- 複数のメンバーの日報を管理しており、ファイル管理の煩雑さに課題を感じている方
- 日報の提出から保管までの一連のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの登録からPDF生成、DropBoxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるPDFの作成ミスやDropBoxへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、DropBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定することで、日報が登録された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなった日報レコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した日報の内容をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでDropBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成した雛形を使用できるため、任意のレイアウトで日報PDFを作成することが可能です。
- DropBoxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダやファイル名を自由に設定できます。ファイル名にkintoneから取得した日付や担当者名などの動的な値を含めることで、整理しやすいファイル管理が実現します。
■注意事項
- kintone、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
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