kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOneDriveに保存する

■概要

kintoneで日報を管理しているものの、報告や保管のために都度PDFへ変換しOneDriveに手作業で保存する業務に手間を感じていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されるだけで自動でPDFが生成され指定のOneDriveフォルダに保存されるため、こうした日々の定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとOneDriveを用いて日報を管理し、手作業でのファイル保存に課題を感じている方
• 日報のPDF化やファイル名のリネーム、フォルダへの格納といった一連の作業を自動化したい方
• 報告業務における抜け漏れやミスを防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへの日報登録を起点に、PDF生成からOneDriveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの保存忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、報告業務の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象の日報アプリを指定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコード情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をもとにPDFを生成します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、あらかじめ作成した雛形を指定することで、会社指定のフォーマットなど任意のレイアウトで日報PDFを作成できます。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定でき、ファイル名に日付や担当者名など動的な情報を設定することも可能です。

■注意事項

• kintone、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。