kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しSlackで送信する

■概要

kintoneで管理している日報について、提出後に内容を確認してPDF化し、関係者へSlackで共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は手作業で行うと時間がかかるだけでなく、共有漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されるだけで自動でPDFを生成し、指定のSlackチャンネルへ送信できるため、報告業務の効率化と確実性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneを利用した日報提出後の共有作業を自動化したいと考えている方
• 手作業での日報PDF化やSlackへの通知に手間やミスを感じている方
• チーム内の情報共有を迅速かつ確実に行いたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへの日報登録をトリガーに、PDF生成からSlack通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるPDFの作成ミスやSlackへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、日報アプリへの新規登録を検知します。
3. 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」を選択し、登録された日報の詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、取得したレコード情報をもとに日報のPDFを生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、あらかじめ作成しておいたテンプレートを指定することで、任意のフォーマットで日報PDFを作成できます。
• Slackでファイルを送るアクションでは、送信先のチャンネルを指定できる他、メッセージ本文にkintoneから取得した報告者名などの情報を動的に埋め込めます。

■注意事項

• kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。