■概要
kintoneで管理している案件のステータスが更新されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに契約書を自動で作成し、Boxへ保存までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのステータス更新後、契約書作成やBoxへの保存を手作業で行っている方
- 手作業による契約書作成時の入力ミスや、ファイル保存漏れなどのリスクをなくしたい方
- kintoneとBoxを活用した一連の契約業務フローを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新を起点に契約書の作成、Boxへの保存までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業での書類作成やファイルアップロードがなくなるため、転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書をアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形書類を指定することで、任意のレイアウトに基づいたPDF書類の作成が可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行された契約書を保存するBox内の具体的なフォルダを指定してください。
■注意事項
- kintone、Googleドキュメント、BoxとYoomを連携してください。
- 事前に契約書の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
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