kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Boxに保存する

■概要

kintoneで管理している案件のステータスが更新されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに契約書を自動で作成し、Boxへ保存までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneでのステータス更新後、契約書作成やBoxへの保存を手作業で行っている方
• 手作業による契約書作成時の入力ミスや、ファイル保存漏れなどのリスクをなくしたい方
• kintoneとBoxを活用した一連の契約業務フローを自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータス更新を起点に契約書の作成、Boxへの保存までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
• 手作業での書類作成やファイルアップロードがなくなるため、転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコード情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書をアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形書類を指定することで、任意のレイアウトに基づいたPDF書類の作成が可能です。
• Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行された契約書を保存するBox内の具体的なフォルダを指定してください。

■注意事項‍

• kintone、Googleドキュメント、BoxとYoomを連携してください。
• 事前に契約書の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。