ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、請求書を作成してOutlookに送る

■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、都度請求書を作成してOutlookで手動送信する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型業務は、情報の転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、申請承認をトリガーに請求書の作成からメール送信までの一連の流れを自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後の請求書作成・送付を手作業で行っている方
• Outlookを使った定型的なメール送信業務の効率化やミスの削減をしたいと考えている方
• 経費精算から請求書発行までの一連の業務フロー全体を自動化したい経理担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 承認情報を基に請求書の作成とメール送信が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業での情報転記や宛先設定がなくなることで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「申請が承認されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、Google ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した承認情報を基に請求書を作成します。
4. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を指定の宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, Bcc）や件名、本文の内容を任意で設定できます。業務内容に合わせて、通知内容を柔軟にカスタマイズしてください。

■注意事項

• ‍‍ジョブカン経費精算・ワークフロー、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。