ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された書類を手動でBoxに保存する作業は、時間がかかり、保存漏れが生じるリスクがあります。
また、手動で長いファイル名を入力する作業は手間がかかるため、短いファイル名になりがちです。
その結果、検索性が悪くなります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すれば、ファイル保存を自動化して課題を解決できるでしょう。
本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。
承認された申請書類を手動でBoxに保存すると時間がかかります。
保存作業に追われると他の重要な業務に対応できません。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すると、ファイル保存プロセスが自動化し、業務効率が向上するでしょう。
例えば、経費のように頻繁に発生する申請の場合、ファイル保存作業だけで毎月多くの時間がかかります。
しかし、ファイル保存を自動化すれば、業務が効率化され、担当者は他の業務に対応できるでしょう。
手動でのファイル保存作業は、抜け漏れが発生するリスクがあります。
保存漏れが生じると、決算時に確認作業が必要となり、余計な時間がかかります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すれば、申請書類の保存漏れを防止でき、正確なファイル管理が可能になるでしょう。
例えば繁忙期の場合、仕事量が増えることで、書類保存を後回しにすると、そのまま忘れてしまうことがあります。
このように忙しいときでも、自動化を導入すればファイルを確実に保存できます。
手動でファイルを保存する場合、複雑なファイル名にすると作業時間が余計にかかります。
そのため、単純なファイル名に設定することが多いですが、その場合は検索性が悪くなります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すれば、人件費をかけずにファイル名に詳細な情報を設定でき、検索性が向上するでしょう。
例えば、書類の検索性を向上させるため、手動で申請日や申請者名、取引先などを登録すると、作業コストが上昇します。
連携を導入すれば、長いファイル名でも人手をかけずに済むため、検索性の向上を図れるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請書類をBoxにアップロードする」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたことをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して受け取り、Boxの提供するAPIを用いて、フォルダに書類を保存することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜ジョブカン経費精算・ワークフローの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜Boxの場合＞
・ログイン後、続く画面で「Grant access to Box」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではジョブカン経費精算・ワークフローで書類が申請されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 申請が承認されたら」をクリックします。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。すぐに書類を保存したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※フォームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
5.テストが成功すると、アウトプットに取得したフォーム情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
6.「アプリと連携する 申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックします。
7.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
8.申請IDを設定し、テストを行います。
※申請IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請が承認されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、申請ごとに変わるIDを動的に反映できます。
9.テストが成功すると、アウトプットに取得した申請情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
※アウトプットの各項目が、「項目1」「項目2」などと表示される場合は、こちらのヘルプページで対応方法を解説しています。
10.「アプリと連携する ファイルをダウンロード」をクリックします。
11.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
12.ファイルIDを設定し、テストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、ファイルごとに変わるIDを動的に反映できます。
13.テストが成功すると、アウトプットにファイルが取得されます。
問題がなければ保存します。
最後に、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得したファイルをBoxに保存する設定を行います。
1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。
2.Boxと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.ファイル名、格納先フォルダのコンテンツID、ファイルの添付方法を設定し、テストを行います。
※ファイル名に申請情報を反映する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）また、定型文を直接入力できます。拡張子は直接入力してください。
※ファイルの添付方法は、デフォルトで設定されています。
4.テストが成功すると、BoxにPDFファイルが保存されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたび、Boxに申請書類のPDFが自動アップロードされます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたことをChatworkに自動通知できます。
この連携により、申請の承認に素早く気づけるようになり、後工程をスムーズに開始できるでしょう。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらSlackに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったことを、Slackに自動通知できます。
この連携により、申請の修正に素早く対応しやすくなり、承認までのタイムロスを最小限に抑えられるでしょう。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートに追加する
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容を、Google スプレッドシートに自動的に追加できます。
この連携により、手動登録する手間を省き、登録時の人為的エラーを防止できます。
手動での書類保存には、業務の効率化やファイル管理の正確性、ファイルの検索性といった課題があります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すれば、書類保存業務が効率化し、保存漏れを防止でき、ファイルの検索性が向上するでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxの連携は、Yoomを使えば簡単に導入できます。
本記事で紹介した手順に沿って設定を行うだけで導入できるので、この機会にぜひファイル保存を自動化してみてください。
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