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ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携して、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする方法
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された書類を手動でBoxに保存する作業は、時間がかかり、保存漏れが生じるリスクがあります。
また、手動で長いファイル名を入力する作業は手間がかかるため、短いファイル名になりがちです。
その結果、検索性が悪くなります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すれば、ファイル保存を自動化して課題を解決できるでしょう。
本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。
こんな方におすすめ
- ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを利用している方
- ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携して書類管理を効率化したい方
- ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された書類をBoxに保存する際の漏れを防止したい方
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携するメリットと具体例
メリット1:ファイル保存プロセスの自動化
承認された申請書類を手動でBoxに保存すると時間がかかります。
保存作業に追われると他の重要な業務に対応できません。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すると、ファイル保存プロセスが自動化し、業務効率が向上するでしょう。
例えば、経費のように頻繁に発生する申請の場合、ファイル保存作業だけで毎月多くの時間がかかります。
しかし、ファイル保存を自動化すれば、業務が効率化され、担当者は他の業務に対応できるでしょう。
メリット2:書類の保存漏れ防止
手動でのファイル保存作業は、抜け漏れが発生するリスクがあります。
保存漏れが生じると、決算時に確認作業が必要となり、余計な時間がかかります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すれば、申請書類の保存漏れを防止でき、正確なファイル管理が可能になるでしょう。
例えば繁忙期の場合、仕事量が増えることで、書類保存を後回しにすると、そのまま忘れてしまうことがあります。
このように忙しいときでも、自動化を導入すればファイルを確実に保存できます。
メリット3:書類の検索性向上
手動でファイルを保存する場合、複雑なファイル名にすると作業時間が余計にかかります。
そのため、単純なファイル名に設定することが多いですが、その場合は検索性が悪くなります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すれば、人件費をかけずにファイル名に詳細な情報を設定でき、検索性が向上するでしょう。
例えば、書類の検索性を向上させるため、手動で申請日や申請者名、取引先などを登録すると、作業コストが上昇します。
連携を導入すれば、長いファイル名でも人手をかけずに済むため、検索性の向上を図れるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請書類をBoxにアップロードする」方法を紹介します。
[Yoomとは]
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請書類をBoxにアップロードする方法
この方法は、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたことをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して受け取り、Boxの提供するAPIを用いて、フォルダに書類を保存することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定、その後に続くBoxの設定
- トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手作業で申請書類をダウンロードしてBoxへアップロードしていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、関連する申請書類が自動でBoxに保存されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請書類の管理に手間を感じている経理担当者の方
- 承認後の書類を手作業でBoxにアップロードしており、ミスの発生に課題を感じている方
- 経費精算フロー全体のDXを推進し、業務の属人化を防ぎたいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後、自動でBoxに書類が保存されるため、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を設定し、承認された申請の情報を取得します。
- 続いて、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請に添付された書類をダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、申請フォームのIDを任意で設定してください。
- ファイルの保存先として設定しているBoxは、ご利用の環境に合わせて他のクラウドストレージアプリに変更することが可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手作業で申請書類をダウンロードしてBoxへアップロードしていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、関連する申請書類が自動でBoxに保存されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請書類の管理に手間を感じている経理担当者の方
- 承認後の書類を手作業でBoxにアップロードしており、ミスの発生に課題を感じている方
- 経費精算フロー全体のDXを推進し、業務の属人化を防ぎたいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後、自動でBoxに書類が保存されるため、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を設定し、承認された申請の情報を取得します。
- 続いて、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請に添付された書類をダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、申請フォームのIDを任意で設定してください。
- ファイルの保存先として設定しているBoxは、ご利用の環境に合わせて他のクラウドストレージアプリに変更することが可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをマイアプリ連携
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜ジョブカン経費精算・ワークフローの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜Boxの場合＞
・ログイン後、続く画面で「Grant access to Box」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
ステップ2:テンプレートをコピー
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手作業で申請書類をダウンロードしてBoxへアップロードしていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、関連する申請書類が自動でBoxに保存されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請書類の管理に手間を感じている経理担当者の方
- 承認後の書類を手作業でBoxにアップロードしており、ミスの発生に課題を感じている方
- 経費精算フロー全体のDXを推進し、業務の属人化を防ぎたいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後、自動でBoxに書類が保存されるため、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を設定し、承認された申請の情報を取得します。
- 続いて、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請に添付された書類をダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、申請フォームのIDを任意で設定してください。
- ファイルの保存先として設定しているBoxは、ご利用の環境に合わせて他のクラウドストレージアプリに変更することが可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手作業で申請書類をダウンロードしてBoxへアップロードしていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、関連する申請書類が自動でBoxに保存されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請書類の管理に手間を感じている経理担当者の方
- 承認後の書類を手作業でBoxにアップロードしており、ミスの発生に課題を感じている方
- 経費精算フロー全体のDXを推進し、業務の属人化を防ぎたいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後、自動でBoxに書類が保存されるため、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を設定し、承認された申請の情報を取得します。
- 続いて、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請に添付された書類をダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、申請フォームのIDを任意で設定してください。
- ファイルの保存先として設定しているBoxは、ご利用の環境に合わせて他のクラウドストレージアプリに変更することが可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ3:トリガーとなるジョブカン経費精算・ワークフローの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではジョブカン経費精算・ワークフローで書類が申請されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 申請が承認されたら」をクリックします。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。すぐに書類を保存したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※フォームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
5.テストが成功すると、アウトプットに取得したフォーム情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
6.「アプリと連携する 申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックします。
7.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
8.申請IDを設定し、テストを行います。
※申請IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請が承認されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、申請ごとに変わるIDを動的に反映できます。
9.テストが成功すると、アウトプットに取得した申請情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
※アウトプットの各項目が、「項目1」「項目2」などと表示される場合は、こちらのヘルプページで対応方法を解説しています。
10.「アプリと連携する ファイルをダウンロード」をクリックします。
11.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
12.ファイルIDを設定し、テストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、ファイルごとに変わるIDを動的に反映できます。
13.テストが成功すると、アウトプットにファイルが取得されます。
問題がなければ保存します。
ステップ4:Boxの設定
最後に、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得したファイルをBoxに保存する設定を行います。
1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。
2.Boxと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.ファイル名、格納先フォルダのコンテンツID、ファイルの添付方法を設定し、テストを行います。
※ファイル名に申請情報を反映する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）また、定型文を直接入力できます。拡張子は直接入力してください。
※ファイルの添付方法は、デフォルトで設定されています。
4.テストが成功すると、BoxにPDFファイルが保存されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたび、Boxに申請書類のPDFが自動アップロードされます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手作業で申請書類をダウンロードしてBoxへアップロードしていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、関連する申請書類が自動でBoxに保存されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請書類の管理に手間を感じている経理担当者の方
- 承認後の書類を手作業でBoxにアップロードしており、ミスの発生に課題を感じている方
- 経費精算フロー全体のDXを推進し、業務の属人化を防ぎたいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後、自動でBoxに書類が保存されるため、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を設定し、承認された申請の情報を取得します。
- 続いて、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請に添付された書類をダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、申請フォームのIDを任意で設定してください。
- ファイルの保存先として設定しているBoxは、ご利用の環境に合わせて他のクラウドストレージアプリに変更することが可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手作業で申請書類をダウンロードしてBoxへアップロードしていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、関連する申請書類が自動でBoxに保存されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請書類の管理に手間を感じている経理担当者の方
- 承認後の書類を手作業でBoxにアップロードしており、ミスの発生に課題を感じている方
- 経費精算フロー全体のDXを推進し、業務の属人化を防ぎたいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後、自動でBoxに書類が保存されるため、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を設定し、承認された申請の情報を取得します。
- 続いて、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請に添付された書類をダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、申請フォームのIDを任意で設定してください。
- ファイルの保存先として設定しているBoxは、ご利用の環境に合わせて他のクラウドストレージアプリに変更することが可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ジョブカン経費精算・ワークフローを使ったその他の自動化例
他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたことをChatworkに自動通知できます。
この連携により、申請の承認に素早く気づけるようになり、後工程をスムーズに開始できるでしょう。
■概要経費精算や稟議など、各種申請が承認された後の関係者への連絡を手作業で行っていませんか？こうした手作業は対応漏れやタイムラグの原因となり、業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると、その内容を自動でChatworkに通知できます。これにより、スムーズな情報共有が実現し、後続の業務へスムーズに移行することが可能になります。■このテンプレートをおすすめする方- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認状況を関係者に手動で連絡している方
- 承認後の経費処理などをより迅速に進めたいと考えている経理部門の担当者の方
- 申請の承認ステータスをチームで共有したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認完了後、自動でChatworkに通知が飛ぶため、手作業での連絡業務にかかっていた時間を削減できます
- 手作業に起因する連絡漏れや共有の遅れを防ぐことで、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「ジョブカンでワークフロー申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「Chatworkに通知」アクションを設定することで、承認された申請の情報を任意のルームに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Chatworkへの通知アクションでは、通知を送信するルームID（グループチャット）や、通知の本文を任意で設定できます。例えば、申請内容などの情報を本文に含めて送信することも可能です
■注意事項- ジョブカン経費精算・ワークフロー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認状況を関係者に手動で連絡している方
- 承認後の経費処理などをより迅速に進めたいと考えている経理部門の担当者の方
- 申請の承認ステータスをチームで共有したいと考えているマネージャーの方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認完了後、自動でChatworkに通知が飛ぶため、手作業での連絡業務にかかっていた時間を削減できます
- 手作業に起因する連絡漏れや共有の遅れを防ぐことで、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「ジョブカンでワークフロー申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「Chatworkに通知」アクションを設定することで、承認された申請の情報を任意のルームに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkへの通知アクションでは、通知を送信するルームID（グループチャット）や、通知の本文を任意で設定できます。例えば、申請内容などの情報を本文に含めて送信することも可能です
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらSlackに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったことを、Slackに自動通知できます。
この連携により、申請の修正に素早く対応しやすくなり、承認までのタイムロスを最小限に抑えられるでしょう。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに詳細情報を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフロー管理を頻繁に行う必要がある方
- チームリーダーやプロジェクトマネージャー
- 人事担当者やオフィスマネージャー
- 部署間での承認プロセスを管理する担当者
2.手動での差し戻し通知やフォローアップを減らし、自動化したいと考えている方
- 業務効率化を目指している中小企業の経営者
- ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
- 迅速な対応が求められるチームリーダー
3.ジョブカンワークフローとSlackを日常的に活用している方
- ジョブカンを使用して申請や承認プロセスを管理しているユーザー
- Slackを利用してチーム内のコミュニケーションや通知管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・差し戻し通知の手動作業が省け、自動化により業務の効率が向上します。
・自動通知により、差し戻し申請の対応漏れを防ぎ、業務の信頼性が向上します。
・差し戻し状況をSlackチャンネルで共有することにより、チーム全体で進捗状況を把握することができ透明性の向上につながります。
・Slackへの通知の内容（差し戻し理由、申請内容、申請者情報など）や通知先のチャンネルを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに詳細情報を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフロー管理を頻繁に行う必要がある方
- チームリーダーやプロジェクトマネージャー
- 人事担当者やオフィスマネージャー
- 部署間での承認プロセスを管理する担当者
2.手動での差し戻し通知やフォローアップを減らし、自動化したいと考えている方
- 業務効率化を目指している中小企業の経営者
- ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
- 迅速な対応が求められるチームリーダー
3.ジョブカンワークフローとSlackを日常的に活用している方
- ジョブカンを使用して申請や承認プロセスを管理しているユーザー
- Slackを利用してチーム内のコミュニケーションや通知管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・差し戻し通知の手動作業が省け、自動化により業務の効率が向上します。
・自動通知により、差し戻し申請の対応漏れを防ぎ、業務の信頼性が向上します。
・差し戻し状況をSlackチャンネルで共有することにより、チーム全体で進捗状況を把握することができ透明性の向上につながります。
・Slackへの通知の内容（差し戻し理由、申請内容、申請者情報など）や通知先のチャンネルを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle スプレッドシートに追加する
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容を、Google スプレッドシートに自動的に追加できます。
この連携により、手動登録する手間を省き、登録時の人為的エラーを防止できます。
■概要ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は、件数が増えるほど入力ミスや転記漏れのリスクも高まります。 このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで特定の申請が承認されると、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうした手作業による課題を削減し、申請管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle スプレッドシートで申請内容を管理している経理や総務担当者の方
- 承認された申請データの集計や管理を手作業で行っており、工数やミスを削減したいと考えているチームリーダーの方
- 申請からデータ管理までの一連の流れを自動化し、業務全体の効率化を目指すDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- 申請が承認されるたびに自動でデータが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや入力の過程を減らすことで、転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のタイトルの申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、申請内容から「申請日」を抽出します
- 続けて、同様にAI機能で「承認日」を抽出します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、自動化の対象としたい申請書のタイトルは任意で設定してください。
- 申請内容から必要な情報を抽出するための、AIへの指示（プロンプト）は任意の内容に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、対象となるシートや追加する列、その内容は任意で設定可能です。
■注意事項- ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはジョブカン経費精算/ワークフローの「無料プランで利用する」ページをご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle スプレッドシートで申請内容を管理している経理や総務担当者の方
- 承認された申請データの集計や管理を手作業で行っており、工数やミスを削減したいと考えているチームリーダーの方
- 申請からデータ管理までの一連の流れを自動化し、業務全体の効率化を目指すDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 申請が承認されるたびに自動でデータが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストや入力の過程を減らすことで、転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のタイトルの申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、申請内容から「申請日」を抽出します
- 続けて、同様にAI機能で「承認日」を抽出します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、自動化の対象としたい申請書のタイトルは任意で設定してください。
- 申請内容から必要な情報を抽出するための、AIへの指示（プロンプト）は任意の内容に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、対象となるシートや追加する列、その内容は任意で設定可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはジョブカン経費精算/ワークフローの「無料プランで利用する」ページをご参照ください。
まとめ
手動での書類保存には、業務の効率化やファイル管理の正確性、ファイルの検索性といった課題があります。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxを連携すれば、書類保存業務が効率化し、保存漏れを防止でき、ファイルの検索性が向上するでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxの連携は、Yoomを使えば簡単に導入できます。
本記事で紹介した手順に沿って設定を行うだけで導入できるので、この機会にぜひファイル保存を自動化してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
