■概要
取引先から届く社名や住所変更の連絡メールを確認し、都度freee会計の情報を手作業で更新することに手間を感じていませんか。この作業は単純でありながら、見落としや入力ミスが許されないため、担当者にとって負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定ラベルのメールをもとに、AIが内容を読み取りfreee会計の取引先情報を自動で更新するため、こうした手作業による手間やミスの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee会計の取引先情報を手作業で更新しており、手間を感じている経理担当者の方
- Gmailで受け取った取引先情報をfreee会計に転記する際のミスをなくしたい方
- 定型的な情報更新作業を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると自動で情報更新が実行されるため、手作業での確認や入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、メール本文から会社名や住所などの情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、更新対象の取引先を特定します。
- 最後に、オペレーションで再度freee会計を選択し、「取引先の更新（基本情報）」アクションで抽出したデータを基に情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーはGmailだけでなく、Outlookなど他のメールアプリに変更することも可能です。
- AI機能でメール本文からデータを抽出する際、具体的にどの情報を抽出したいか、その項目や抽出の指示内容を任意で設定することが可能です。
- freee会計の取引先情報を更新するアクションでは、AI機能で抽出したどの値をfreee会計のどの項目にマッピングするかを任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、freee会計とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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