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「請求書の内容をfreee会計に一件ずつ手入力している…」
「kintoneで管理している支払情報とfreee会計の情報が合っているか、何度も確認するのが大変…」
このように、freee会計での支払い管理業務における手作業でのデータ入力や、複数ツール間での情報突合に多くの時間を費やしていませんか？
もし、kintoneなどのデータベースで管理している請求情報をもとに、freee会計の取引情報を自動で更新できる仕組みがあれば、これらの煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくし、より戦略的な経理業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはfreee会計の支払い関連業務を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、kintoneのレコード情報が更新された際に、freee会計の取引の支払行を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee会計／kintone
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう！
【kintoneのマイアプリ連携】
以下のナビを参照して連携を行ってください。
【freee会計のマイアプリ連携】
検索窓にfreee会計と入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「許可する」をクリックしてください。
以上で、freee会計のマイアプリ連携が完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう。
最初の設定です！
ここからは「kintoneのレコードが更新されたら、freee会計で取引の支払行を更新する」フローを設定していきます！
赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、Webhook受信設定を行います。
まずは、WebhookURLをコピーして、以下のリンクと赤枠内の注意事項を確認し、kintoneの画面で設定を行ってください！
kintoneでWebhook設定を行う
「レコード番号」・「金額」・「支払ID」・「取引ID」・「支払日」・「ステータス」を必ず設定しましょう。
「支払ID」や「取引ID」は、Yoomのフローボット編集画面でオペレーションを追加することで確認できます。
まずは、フローボット直下の「＋」をクリックし、freee会計の「取引一覧を取得」アクションを追加してください。
必要事項を入力し、以下のような「取得した値」から確認可能です。
確認できたら、「取引一覧を取得」アクションは削除してください。
※なお、「取引一覧を取得」アクションを実行すると1タスク消費します。
消費するタスク数に関する詳細は以下のリンクをご確認ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
※今回は以下の支払行を更新対象にします。
Yoom画面に戻り、「ステータス」を入力します。
今回は、ステータスが「更新待ち」になったらフローが起動するよう設定しました。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックし、次のステップに進みましょう！
赤枠をクリックしましょう！
ここでは、レコード内容を取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で「アプリID」を設定します。
下図のように、kintoneのトリガー設定で取得した値を引用して設定してください。
「取得したいレコードの条件」でも同様に、kintoneのトリガー設定で取得した値を引用して設定します。
ここで指定した条件に合致するレコードを取得します。
以下のように設定できたら、テストを押しましょう。
テストに成功したら「完了」をクリックし、次に進みましょう！
最後の設定です！
ここでは、freee会計で取引の支払行を更新する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう。
次のAPI接続設定の画面で、必須項目を設定します。
「事業所ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう！
「取引ID」・「支払ID」・「支払日」は、kintoneのオペレーションで取得した値から引用して設定してください。
※『←「レコードを取得する」で取得した値を引用してください』は削除してください。
「口座区分」はプルダウンから選択します。
「口座ID」は候補から選択しましょう。
「金額」はkintoneのオペレーションで取得した値から引用して設定します。
テストをクリックしてください。
テスト成功と表示されたら、「完了」をクリックして、freee会計の画面で更新されたか確認しましょう！
更新されましたね！
以上で、フローボットの完成です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
また、SalesforceやGoogle スプレッドシートからの取引先登録、Dropboxからfreee会計のファイルボックスへの保存といったデータ連携も可能です。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録する作業は、手間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に件数が多いと、他の業務を圧迫したり、登録漏れなどのミスが発生したりする原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、freee会計のファイルボックスへ自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで取引先情報を管理している方
・取引先情報の追加をしているバックオフィス業務の担当者
・顧客リストを管理する営業担当者
2.業務でfreee会計を使用している方
・freee会計への取引先の登録を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはデータ管理に役立つツールで、共同編集にも適しています。
しかし、Google スプレッドシートに追加した取引先をfreee会計にも登録する場合、誤入力や入力漏れといったミスが発生する可能性があります。
freee会計への取引先の登録を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで取引先が追加されるとfreee会計にも自動で登録されるため、手動による作業を効率化することが可能です。
また、ツール間のデータの一貫性が保てるため、常に最新の情報を確認することができ、スピーディーに業務を進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Salesforceで商談が受注になったら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
2.freee会計を使用して経費等の精算を担当している方
・取引先企業の請求書を処理する企業の経理担当者
・担当企業との帳票類の作成を担当する営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで詳細情報を登録し営業活動ごとの進捗状況を確認できることは、チーム全体の案件を管理するためにとても有効です。
しかし帳票類の作成のためにfreee会計へ改めて企業情報を手入力しなければいけないのは大きな手間です。
受注が決まった企業の情報をスムーズにfreee会計へ登録したい考える方にこのフローは適しています。
商談が受注になった時にだけ、Salesforceの情報を引用して自動でfreee会計に企業情報を登録することができるため、入力の手間をなくし確実に同じ内容を登録することができます。
■注意事項
・Salesforce、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
freee会計で支払い依頼を作成した後、HubSpotに手作業で取引情報を入力する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスの懸念も伴うものです。このワークフローを活用することで、freee会計での支払い依頼作成をトリガーとしてHubSpotに取引が自動で作成されるため、これらの業務課題を解消し、よりスムーズな連携を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
boardに新しい顧客が作成されるたびに、freee会計へも同様の情報を手入力する作業は、手間がかかり非効率だと感じていませんか。こうした繰り返し作業は、ヒューマンエラーを引き起こす可能性もあり、重要な顧客データの正確性を損なうことにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、boardで顧客情報が作成または更新された際に、freee会計へ取引先情報が自動で追加されるため、手作業による入力の手間やミスを減らし、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
freee会計の「取引先の作成」アクションでは、boardから取得した顧客名、住所、連絡先などの情報を、freee会計側のどの項目（取引先名、敬称、電話番号、メールアドレスなど）にマッピングするかを自由に設定することが可能です。freee会計に登録する際、各項目にはboardから取得した情報を動的に設定するだけでなく、例えば特定の事業所IDやデフォルトのタグなど、常に同じ値を入力したい場合には固定値を設定することもできます。■注意事項
■概要
freee会計で支払い依頼が承認された後、Stripeで個別に支払いリンクを作成し、さらに手作業でメールを作成して送信する業務は、手間と時間がかかるのではないでしょうか。特に複数の処理を異なるSaaS間で行う場合、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、freee会計での支払い依頼承認をトリガーにStripeでの支払いリンク作成からGmailでのメール送信までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
freee会計で経費申請が承認されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を日常業務で使用している方
・freee会計を業務で活用している経理担当者
・経費管理をしている管理職の方
2.Slackを業務に使用している方
・日常的なやり取りをSlackで行っている方
・freee会計の承認情報をSlackで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は経費申請から承認のフローを一元管理できるため、管理業務を効率的に行えるのがメリットです。
しかし、経費申請の承認後に都度Slackで通知を出すのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、freee会計で経費申請が承認されたら自動的にSlackに通知を出すため、手動による通知作業を効率化します。
通知作業を自動化することで、Slackによる通知漏れも無くなり、承認後に必要となる業務に迅速に取り掛かることができます。
Slackへの通知先は任意でカスタマイズできるため、特定の部署やメンバーに通知することが可能です。
■注意事項
・freee会計、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
freee会計で見積書に関する申請が承認された後、Misocaで見積書を手作業で作成する業務は、手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、複数の申請を処理する場合、その負担はさらに大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、freee会計での申請承認をトリガーに、Misocaでの見積書作成までを自動化でき、これらの課題を解決し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Gmailに申請内容を送信するフローです。
freee会計とGmailを連携することで、手動で経費申請の内容をGmailに送信する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee会計、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をDiscordに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. freee会計を利用して会計業務を行っている企業
・freee会計を使用しているが、支払い期日の管理に困っている経理担当者
・期日を逃さず支払いを行いたいと考えている方
2. コミュニケーションツールとしてDiscordを利用している企業
・Discord上で支払い期日が過ぎた取引を定期的に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計とDiscordを連携することで、支払い期日が過ぎた取引を毎月月初に確認できるというメリットがあります。
これにより、定期的に期日遅れの取引に対して必要な対応を促すことができます。
対応漏れのままになってしまうリスクが軽減するため、会社の信頼性もアップするでしょう。
また、通知が自動化されることで、手動での確認作業が不要になり、時間と労力を節約できます。
その結果、他の重要な業務に集中できるようになり、全体の生産性向上に寄与します。
■注意事項
・freee会計とDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとfreee会計の支払い管理を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求情報の転記や更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。
これにより、経理担当者は面倒な定型業務から解放され、月次決算の早期化や資金繰り分析といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：kintone以外のツールでも支払い管理を自動化できますか？
A：
Q：freee会計への更新が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
エラーが発生した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
Slack・Chatworkへの通知設定
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
エラー時の対応方法について
Q：更新完了後、kintoneのステータスも自動で変更できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット最下部の「＋」をクリックして、kintoneの「レコードのステータスを更新」オペレーションを設定することで実現できます。
