Outlookで送信された質問・要望をAIで抽出し、Discordに通知する

■概要

日々Outlookに届く大量のメールの中から、お客様からの重要な質問や要望を見つけ出し、手作業でチームに共有するのは大変ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメール本文からAIが自動で質問・要望に関する情報を抽出し、Discordの指定チャンネルへ即座に通知するため、問い合わせ対応の迅速化と見落とし防止を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの顧客からの問い合わせ対応を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
• Discordを活用してチーム内の情報共有を迅速化したいプロジェクトリーダーの方
• 手作業による情報抽出や転記作業から解放され、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• AIがメール本文から必要な情報のみを自動で抽出・通知するため、手作業による確認や転記にかかる時間を短縮できます。
• 重要な質問や要望の見落とし、また手動でのコピペによる転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの独自機能であるデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで受信メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションで、抽出した情報を指定のチャンネルに通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知対象としたいメールが格納されるフォルダのIDを任意で設定してください。
• データ抽出機能の設定では、文字数に応じた変換タイプの選択や、抽出対象のテキスト（メール本文など）、抽出したい項目（質問内容、要望など）を任意で設定してください。
• Discordでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDや、通知するメッセージ内容を任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。