■概要
申請フォームから送られてくる書類の内容を確認し、手作業でシステムに登録する業務に手間を感じていませんか。目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、フォームで受信したファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、一連の登録業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録を手作業で行っている方
- 書類の情報を手入力する際に、入力ミスや確認漏れなどの課題を抱えている方
- 紙やPDFの書類情報を活用した業務フロー全体の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信したファイルの内容をOCRで読み取り、自動で登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「回答フォーム」でファイル添付などが可能なフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ユーザー登録に必要な情報を収集できるよう、質問項目を任意で設定してください。
- AI機能（OCR）では、読み取りたいファイルから抽出する項目を任意で設定することが可能です。
- ジョブカン経史精算・ワークフローへの登録項目には、フォームやOCR機能で取得した値を動的に埋め込むなど、自由に設定してください。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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