Gmailで送信された提案書をOCRで読み取りAIで要約した後、Discordに通知する

■概要

Gmailに届く提案書の内容を都度確認し、要約してチームに共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか？特に、添付ファイルを開いて内容を把握する作業は、他の業務を中断させる要因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した提案書をOCRで読み取り、AIで要約して自動でDiscordに通知するため、こうした情報共有のプロセスを効率化し、迅速な意思決定を後押しします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った提案書などのPDFファイルをチームで効率的に共有したい方
• 提案内容の把握や要約作成といった手作業に、多くの時間を費やしている方
• Discordを活用して、迅速な情報共有と意思決定のサイクルを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 提案書ファイルを開いて内容を読み取り、要約を作成する一連の作業が自動化され、情報共有にかかる時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記ミスや共有漏れを防ぎ、重要な提案内容の見落としといったヒューマンエラーを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、特定の条件のメールを受信したらフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでOCR機能を選択し、メールに添付されたファイルから「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
4. オペレーションでAI機能を選択し、OCR機能で抽出したテキストを「要約する」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、AIが生成した要約を指定したチャンネルに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で選択できます。
• OCR機能では、テキストを抽出したいページ範囲など、読み取りの対象を自由に指定できます。
• AI機能を使った要約では、文字数や含めるべき要素などをプロンプトで指示し、出力内容を任意にカスタマイズできます。
• Discordへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルIDを指定したり、通知のメッセージ内容を自由に設定したりできます。

■注意事項

• Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。