フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、Discordに送付する

■概要

フォームからの問い合わせや申し込み後、手作業で請求書を作成し、関係者に共有する業務は、時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能への回答をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートから請求書PDFを自動で生成し、指定のDiscordチャンネルへ即座に送信できます。手作業による手間とミスを減らし、請求書発行業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答内容を基に、手作業で請求書を作成している経理や営業担当の方
• 請求書の発行状況をDiscordでリアルタイムにチームへ共有したいと考えている方
• 請求書発行に伴う一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から請求書生成、社内共有までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、請求金額や宛名などの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションで、あらかじめ作成した請求書発行用のフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた請求書を生成します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「ファイルを送信」アクションを設定し、生成された請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 請求書作成フォームでは、請求内容に合わせて入力項目を任意で設定・変更することが可能です。
• Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、使用するテンプレートファイルや発行する書類の情報を任意で設定してください。
• Discordへのファイル送信では、通知先のチャンネルを自由に指定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• ‍‍Microsoft Excel、OneDrive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。