フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Discordに送付する

■概要

フォームの回答内容を元にした契約書の作成と送付、毎回手作業で行っていませんか？この定型業務は、入力ミスが許されない一方で、手間と時間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、Google スプレッドシートを元に契約書が自動で作成され、Microsoft Teamsへ送付されるため、こうした面倒な手作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答情報を元に、手作業で契約書を作成している営業担当者の方
• 作成した契約書の共有や送付作業に、手間や時間を取られている方
• フォームを活用したリード獲得から契約までのフロー全体を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から契約書の作成、指定チャネルへの送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記がなくなるため、契約書における記載内容の間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー」を選択し、契約書作成に必要な情報を取得するためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで、あらかじめ用意した契約書のテンプレートを指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行された契約書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているフォームは、Yoomのフォームトリガー機能以外にも、Googleフォームやformrunなど、お使いのフォームアプリケーションに変更して連携できます。
• 契約書のテンプレートとして設定しているGoogle スプレッドシートは、Googleドキュメントなどに変更することも可能です。
• 通知先として設定しているMicrosoft Teamsは、SlackやDiscord、Chatworkなど、他のチャットツールに置き換えて設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。