フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをDiscordに送付する

■概要

フォームで受け付けた内容をもとに、都度帳票を作成して関係者に共有するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。手作業での対応は、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、内容を反映した帳票を自動でPDF化し、指定のDiscordチャンネルへ送信できるため、一連の定型業務を自動化し、ミスなく迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた内容を元に、手作業で帳票を作成している方
• 作成した帳票PDFをDiscordで共有しており、一連の作業を効率化したい方
• 定型的な書類作成や共有業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答から帳票生成、Discordへの送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスやファイル共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、帳票の雛形として使用するGoogle スプレッドシートと、通知先であるDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、フォームの回答内容を反映させる箇所を指定します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを選択し、前のステップで生成された帳票PDFを指定のチャンネルに送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガー機能では、氏名や連絡先、申込内容など、取得したい情報を自由に項目として設定できます。
• 書類を発行する機能では、帳票の元となるGoogle スプレッドシートの雛形ファイルを任意で指定し、フォームで取得した情報をファイル内の特定箇所に変数として埋め込めます。
• Discordへの通知では、送信先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文にフォームで受け付けた内容を変数として差し込むことも可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。