フォームで送付された領収書をOCRで読み取って、Discordに送信する

■概要

経費精算などで様々な部署からフォームで送られてくる領収書。その都度ファイルを開いて内容を確認し、担当者へ通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに添付された領収書をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をDiscordへ即時通知できます。手作業による確認や連絡の手間をなくし、経費精算プロセスを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由での領収書の受付や確認作業に手間を感じている経理担当者の方
• メンバーから提出される経費精算の内容確認を効率化したいチームリーダーの方
• OCR機能を活用して紙の書類のデータ化と通知業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけに、OCRによる読み取りからDiscordへの通知までが自動化され、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による金額の読み間違いや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、経費処理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、領収書を添付するファイル項目を作成します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、フォームに添付された領収書ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信する」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を任意のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたい領収書の言語設定や、金額・発行日以外に追加で抽出したい項目を任意で指定できます。
• Discordの「メッセージを送信する」アクションでは、通知先のチャンネルIDを任意に設定したり、OCRで読み取った情報を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズしたりできます。

■注意事項

• DiscordとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。