フォームの回答をもとに請求書を作成して、Discordに送信する

■概要

フォームの回答内容を確認して、手作業で請求書を作成し、関係者にチャットで共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、その内容をもとにGoogle スプレッドシートで請求書を自動で作成し、Discordへ通知することが可能になり、請求書発行業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答内容をもとに、手作業で請求書を発行している経理や営業担当者の方
• Google スプレッドシートとDiscordを活用して請求書管理を行っているチームの方
• 定型的な請求書発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から請求書発行、関係者への共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による金額の転記ミスや宛先の間違い、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとDiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
3. 続けて、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに請求書を作成します。
4. 最後に、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された請求書を指定のチャンネルへ送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、請求書作成に必要な情報を収集するために、質問項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、使用する請求書の雛形や、フォームの回答内容を反映させる箇所を自由にカスタムできます。
• Discordに通知するアクションでは、通知先のチャンネルIDや送信メッセージの内容、ファイルの添付方法などを業務に合わせて設定可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765