■概要
フォームから送信される多種多様な書類、その後の手作業による内容確認、OCR処理、AIでの分類、そして関係部署への通知といった一連の業務は、多くの時間と手間を要するのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、フォームからの書類受付を起点に、OCRによる文字情報の自動抽出、AIを活用したスマートな仕分け、さらにはDiscordへの即時通知までを自動化し、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取る書類の処理と仕分けに多くの時間を費やしている担当者の方
- OCRやAI技術を駆使して、書類関連業務の効率化と精度向上を目指している方
- Discordを活用し、チーム内での迅速な情報共有と対応スピード向上を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからの書類送信からOCR処理、AIによる仕分け、Discordへの通知までを自動化し、従来手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による書類の読み取りミスや分類の誤り、通知漏れといったヒューマンエラーの発生を抑え、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとDiscordを連携させます。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガーを選択し、「書類送信フォーム」が送信された際にフローが起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、送信された書類から必要な情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にAIが内容を判断し、仕分けを行います。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによる仕分け結果や関連情報を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、自動化の起点としたいご自身の「書類送信に関するフォーム」を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、書類から特に抽出したい「追加の項目」や、使用する「AIの種類」、読み取る書類の「言語」を任意で指定できます。
- テキスト生成機能の設定では、AIに与える指示である「プロンプト」の内容や、生成するテキストの「出力したい言語」、また「文字数に応じたアクション」を任意で調整してください。
- Discordでメッセージを送信するアクションの設定では、通知を送りたい「チャンネルID」や、送信する「メッセージ内容」を業務に合わせて任意で設定することが可能です。
■注意事項
- DiscordとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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