フォームに月間の注文データファイルが回答されたら、OCRで読み取りAIで発注予測を生成して、Discordに通知する

■概要

月間の注文データファイルがフォームに提出されるたび、手作業で内容を確認し、OCRで文字を読み取り、さらにAIを使って発注予測を立てて関係部署へ通知する、といった一連の作業は時間と手間がかかるものです。
また、手作業による入力ミスや予測のばらつきも懸念されます。
このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル提出をきっかけに、OCRによるデータ抽出、AIによる発注予測の生成、そしてDiscordへの通知までを自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

毎月の注文データ処理と発注予測、関係者への通知に多くの時間を費やしている方
OCRやAIを活用して発注業務の精度向上と効率化を目指している担当者の方
Discordをチーム内の情報共有に活用し、迅速な意思決定を行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへのファイル提出からDiscordへの通知までの一連のプロセスが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を他のコア業務に充てることができます。
OCRによる文字抽出やAIによる予測生成をシステムが担うことで、手作業に起因する入力ミスや計算間違いといったヒューマンエラーの発生を抑えることができます。

■フローボットの流れ

はじめに、DiscordをYoomと連携します。
次に、トリガーとしてフォームトリガーを選択し、「回答フォーム」に月間の注文データファイルが送信された際にフローが起動するように設定します。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで提出されたファイルから注文データを抽出します。
続いて、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「発注予測を生成する」アクションで抽出データをもとにAIが発注予測を行います。
最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションで生成された発注予測を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

フォームトリガーでは、実際に使用する売上データファイルが提出されるフォームを任意で設定してください。
OCR機能では、処理する文字数に応じたアクションの選択、ファイルから抽出したい具体的な項目、使用するAIモデルの種類、そして読み取る書類の言語を任意で設定してください。
テキスト生成機能では、生成する文字数に応じたアクションの選択、AIに与えるプロンプトの内容（例えば、過去のデータ傾向や考慮すべき点など）、発注予測を出力する際の言語を任意で設定してください。
Discordへのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいチャンネルのIDや、送信するメッセージの具体的な内容（予測結果のサマリーや詳細へのリンクなど）を任意で設定してください。

■注意事項

DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。