■概要
フォームからの問い合わせや予約内容を元に、Googleカレンダーへ手動で予定を登録し、さらに既存の予定との重複を避けつつ最適な時間を探す作業は、手間がかかる上に調整ミスも起こりやすいものです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーとしてGoogleカレンダーの空き時間をAIが判断し、最適なスケジュールを提案、担当者の確認を経て自動で予定を登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を元に、Googleカレンダーへの予定登録を手作業で行っている方
- 複数の予定を考慮し、最適なスケジュール調整をAIで行い、業務効率を高めたい方
- 予定登録のミスや調整漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいチームの担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受信からAIによる最適な日時の提案、Googleカレンダーへの予定登録までを自動化できるため、手作業にかかっていた時間を削減します。
- AIが既存の予定を考慮してスケジュールを調整するので、ダブルブッキングといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の質向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogleカレンダーアカウントをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとして「フォームトリガー」を選択し、「フォームを作成」アクションを用いて、予定登録に必要な情報を収集するための入力フォームを設定します。
- 続けてオペレーションにおいて、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、AIがスケジュール調整を行うために必要な既存の予定情報を取得します。
- その後、AI機能の「テキストを生成する」アクションを利用し、フォームから送信された内容と取得した既存の予定情報に基づき、最適な候補日時をAIに生成させるよう指示内容を記述します。
- 次に、「対応依頼」アクションを設定し、AIが生成した候補日時を担当者が確認し、承認または必要に応じて修正を行うフローを組み込みます。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを用い、担当者によって承認された日時で新しい予定を自動的にカレンダーへ登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションにおける指示内容は、ユーザーの具体的な要望に合わせて任意で設定することが可能です。例えば、「午前中を優先して調整する」「移動時間を最低30分確保する」といった条件を加えることで、より実態に即したスケジュール提案が実現できます。
- 「対応依頼」オペレーションでは、AIが提案したスケジュールを確認し最終承認を行う担当者を、チームの体制に合わせて任意で設定してください。
- トリガーとなるフォームで収集する項目は、予定登録に必要な情報（氏名、連絡先、希望日時、会議の目的など）に応じて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
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