kintoneで特定のレコードが登録されたら、Hubspotでコンタクトを作成する

■概要

kintoneに新しい顧客情報や案件が登録されるたび、HubSpotにも同じ情報を手入力する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報登録作業は担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotへコンタクト情報を自動で作成できるため、これらの課題を効率的に解決し、業務の精度向上にも貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとHubSpotを併用し、顧客情報管理の連携を効率化したい方
• 手作業によるSaaS間のデータ入力に多くの時間を費やし、コア業務への集中が難しい方
• データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーによる機会損失を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneにレコードが登録されると、HubSpotへのコンタクト作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力時間を削減できます。
• システム間で情報が自動連携されることで、手作業による入力ミスや転記漏れを防ぎ、顧客データの正確性と信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneおよびHubSpotをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、監視対象のアプリIDを指定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したレコードの情報に基づいて、後続の処理を特定の条件で分岐させます。
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、kintoneから取得した情報や設定した条件に応じて、HubSpotに新しいコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、どのアプリでレコードが登録された際にワークフローを起動させるか、対象のアプリIDをユーザーの環境に合わせて設定してください。
• 分岐機能では、kintoneレコードの特定のフィールド値（例えば、顧客ランクや問い合わせ種別など）に応じて処理を分岐させるなど、業務要件に合わせた条件を自由に設定することが可能です。
• HubSpotでコンタクトを作成する際、どのkintoneのフィールド情報をHubSpotのどの項目にマッピングするかは、固定値を入力したり、選択肢から選択したり、またはkintoneから取得した値をYoomの変数として埋め込むなど、柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。