Garoonで特定条件に合う予定が登録されたら、Zoomでミーティングを作成する

■概要

Garoonで特定の条件に合う予定が登録された際、都度Zoomでミーティングを手動で作成するのは手間がかかり、また、作成漏れや設定ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Garoonへの予定登録をトリガーとして、条件に合致する場合のみZoomミーティングを自動で作成でき、これらの課題を効率的に解消し、会議設定業務をスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方

• GaroonとZoomを利用し、会議設定の自動化で業務を効率化したい方
• Garoonの予定内容に応じて、Zoomミーティングの作成要否を自動で判断させたい方
• 手作業によるZoomミーティングの作成漏れや、URLの共有ミスなどを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Garoonで特定条件の予定が登録されるとZoomミーティングが自動作成されるため、手作業による会議設定の時間を短縮できます。
• 手動でのミーティング作成に伴う、URLの払い出しミスや重要な参加者への招待漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GaroonとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGaroonを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定し、Garoonから予定情報を取得します。
3. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したGaroonの予定情報（例：件名に「会議」が含まれるかなど）を基に、Zoomミーティングを作成するか否かの条件を指定します。
4. 条件に合致した場合のみ、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Zoomミーティングを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Garoonから取得した予定のタイトル、本文、参加者情報など、任意の情報を基にしてZoomミーティングを作成する条件を細かく指定することが可能です。
• Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題（説明文）に、Garoonの予定情報を動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりすることができます。

■注意事項

• Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398