Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Airtable
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Airtableに新しいリード情報が登録された後、Zoomで個別にミーティングを設定し、Outlookで案内メールを手動で作成・送信する作業は、手間がかかりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Airtableへのリード登録をきっかけに、Zoomでの会議作成からOutlookでの案内メール送信までの一連の流れを自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理しているリードへの商談設定を、手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomやOutlookを使った顧客への連絡業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- リード獲得から商談化までのプロセスを自動化し、対応漏れを減らしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへの登録からOutlookでの連絡までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるZoomの会議URLの貼り間違えや、顧客への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント調整を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtable、Zoom、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したZoomの会議情報を顧客に送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報をAirtableの該当レコードに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースやテーブルを監視対象として設定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に連携する情報や、Outlookから送信するメールの件名・本文は、Airtableのレコード情報をもとに任意で設定できます。
■注意事項
- Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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フローボットトリガー
ミーティングが作成されたら（Webhook）
ミーティングが終了したら
会話が作成されたら
ミーティングが削除されたら（Webhook）
ミーティング参加者がホストより先に入室したら（Webhook）
指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）
レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）
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ウェビナーが終了したら（Webhook）
ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）
ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）
ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）
ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）
全てのユーザーのレコーディングが完了したら（Webhook）
ミーティングが作成されたら
チャットにメッセージが投稿されたら
チームチャットにファイルが投稿されたら
レコードが登録されたら
フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）
ミーティング情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）
定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）
ミーティングの一覧を取得
ウェビナーの一覧を取得
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ユーザーを削除
ユーザーにライセンスを付与または削除する
ユーザー情報を取得
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）ミーティング情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）ミーティングの一覧を取得ウェビナーの一覧を取得ウェビナー登録者の一覧を取得ミーティングのレコーディング情報を取得ウェビナーに登録者を追加ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードユーザーを追加ユーザーを削除ユーザーにライセンスを付与または削除するユーザー情報を取得ミーティングのクラウドレコーディングデータを削除会話の詳細を取得ミーティングの詳細情報を取得定期ミーティング情報を編集（毎月）定期ミーティングを作成（毎月）ミーティングを作成ミーティング情報を編集定期ミーティングを作成（毎日）定期ミーティング情報を編集（毎日）定期ミーティングを作成（週ごと）定期ミーティング情報を編集（週ごと）ミーティングの特定のクラウドレコーディングデータを削除ユーザーのアカウントを有効化・無効化および出勤状態へ変更チームチャットのチャネル一覧を取得チームチャットのチャネルを作成チームチャットの共有スペースを作成チームチャットのチャネルにメンバーを招待チームチャットのチャネルを更新チームチャットのメンショングループを作成チームチャットのメンショングループにメンバーを追加チームチャットのチャットメッセージと共有ファイルを検索チームチャットのチャットメッセージの送信チームチャットのチャットメッセージの削除チームチャットにファイルをアップロード
フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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