■概要
従業員情報の更新や追加が発生するたびにメールの内容を確認し、オフィスステーションとfreee人事労務へ手作業で情報を入力する業務は、時間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、メールで受信した従業員情報を基に、オフィスステーションとfreee人事労務への情報追加が自動的に行われます。
手動作業の手間や課題を解消し、人事労務業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する従業員情報をオフィスステーションやfreee人事労務に手入力している方
- 複数のSaaSに従業員情報を登録する際の二度手間や入力ミスをなくしたい人事労務担当者の方
- 従業員情報の管理業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信後の手作業によるデータ入力を自動化し、作業時間を短縮することで、他の業務に集中できる環境を整えます。
- システム間で情報が自動連携されるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、オフィスステーションとfreee人事労務をYoomと連携します。
- トリガーで、メールトリガー機能を設定し、特定の条件（件名や送信元など）に合致するメールを受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文から必要な従業員情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションで、オフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションを設定し、抽出した情報を基に従業員情報を登録します。
- 最後に、オペレーションで、freee人事労務の「従業員の作成」アクションを設定し、同様に抽出した情報を基に従業員情報を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、特定の件名、送信元アドレス、本文に含まれるキーワードなどを設定し、自動化の対象となるメールを絞り込むことができます。
- AI機能の「テキストを抽出する」アクションでは、メール本文のどの部分からどのような情報を抽出するかを任意に設定可能です。（例：氏名、部署、入社年月日など）
- オフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションやfreee人事労務の「従業員の作成」アクションでは、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- freee人事労務、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
