■概要

組織変更や人事異動に伴い、カオナビの従業員情報を手作業で更新する業務は、件数が多いと大きな負担になりがちです。特に複数人の情報を扱う際は、入力に時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報を基に、カオナビの情報を一括で自動更新できるため、こうした情報更新にまつわる課題をスムーズに解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで管理する情報を基に、カオナビの情報を手動で更新している人事担当者の方
• 複数メンバーの情報をカオナビへ一括で更新する作業に、時間や手間がかかっている方
• 手作業による情報更新での入力ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの情報を基にカオナビの従業員情報を自動で一括更新するため、手作業での更新作業にかかる時間を短縮できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとカオナビをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで「手動起動」を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新対象の従業員情報が記載されたシートを指定します
4. 次に、オペレーションで「繰り返し処理」を設定し、取得したレコードを1件ずつ処理するようにします
5. 最後に、繰り返し処理の中でカオナビの「メンバーを更新」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報でメンバー情報を更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーの「手動でフローボットを起動」では、任意のタイミングでワークフローを実行できます
• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションでは、取得対象のスプレッドシートやシートを任意で設定してください
• カオナビの「メンバーを更新」アクションでは、更新対象のメンバーを特定するキー（社員番号など）や、更新したい項目（部署、役職など）をGoogle スプレッドシートから取得した情報と紐付けて任意に設定できます

■注意事項

• Google スプレッドシート、カオナビとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730