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「新入社員が増えるたびに、顔写真を集めて一人ひとりカオナビにアップロードするのが大変…」
「手作業での登録は時間がかかるし、入力ミスも起こりそうで不安…」
このように、従業員の顔写真管理、特に一括でのアップロード作業に手間と時間を取られていませんか？
もし、フォームに必要な情報と顔写真ファイルをまとめて送信するだけで、カオナビに従業員データと顔写真が一括で自動的に登録される仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば煩わしい繰り返し作業から解放され、本来注力すべき人事戦略の立案や制度設計といったコア業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ導入して面倒なデータ登録業務を効率化しましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：カオナビ
[Yoomとは]
基本的な設定方法を解説している以下のナビをご覧ください！
新規登録ページが表示されるので、以下のページを参考にマイアプリ登録を行ってください。
カオナビのマイアプリ登録方法
フローボットの「フォーム」をクリックしてください。
今回はデフォルトで「社員番号」「顔写真（Base64）」が入力できるフォームとなっています。質問を追加したい場合は「質問を追加」から行ってください。
完了ページはフォーム回答が完了したときに出てくるサンクスページです。お好きな内容で登録してください。今回は以下のように設定しました。
「共有フォーム利用時のフローボット起動者」は、「フローボットを作成したメンバー」に設定しています。ここまで設定したら「次へ」をクリックしてください。
フロー起動を行わないとフォーム回答ができないので、ここではテスト用に「取得した値」を手動で入力していきます。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
今回は以下のように入力しました。
顔写真はBase64エンコード形式で入力してください。
【Tips】base64エンコードとは？：64進数を意味する言葉で、すべてのデータをアルファベット(a~z, A~z)と数字(0~9)、一部の記号(+,/)の64文字で表すエンコード方式です。
Yoomと連携する一部アプリでは、このBase64エンコードで変換した値を使用する必要があります。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
ファイルの容量制限について
ここまで終わったら、「完了」ボタンをクリックして次に進みましょう。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
「社員番号」「顔写真データ」は前ステップで取得した値から入力しましょう。
「トリミング有効」は未指定のままにしています。
入力が完了したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し、カオナビの該当社員番号に顔写真の追加が行われます。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
また、Google スプレッドシートやSmartHRで従業員が登録された際にカオナビへ情報を自動追加したり、Boxに届いた履歴書をAIで要約してカオナビに登録したりなど、他アプリとの柔軟な連携による一元管理が可能です。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableのデータベースで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.カオナビで人事業務を行なっている方
・従業員の人事評価に使用している方
・配属や業務転換の参考に情報を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
Airtableは従業員情報の一元管理によって業務の効率化を行うことが期待できるツールです。
さらにカオナビで人事評価や配属決めを行うことで、組織全体の成長を期待できます。
しかし、Airtableの従業員情報をカオナビに登録する際に毎回手入力するのは、手間がかかるだけでなくヒューマンエラーのリスクもあります。
このフローでは、Airtableで登録された従業員情報をカオナビに自動で追加し、入力作業を省きます。
引用した情報を使用することによって、人的ミスの削減にもつながり業務進行をスムーズにします。
またこのフローに続けて、チャットツールを連携させることでチーム内への完了通知を自動自動化することもできます。
■注意事項
・Airtable、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
採用活動において、候補者から送られてくる多数の履歴書管理は重要な業務ですが、Boxへのアップロード後、手作業で内容を確認し、人物情報を抽出し、さらにそれをカオナビへ登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Boxに履歴書がアップロードされると、OCR機能で情報を読み取り、AI機能で要約、そしてカオナビへ自動で登録までの一連の流れを自動化でき、採用業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員データを管理している方
・従業員データを一元管理している人事担当者
・従業員データの分析でカオナビを活用している企業の経営者
2.Slackを使用してチーム内のコミュニケーションを取っている方
・社内の情報共有をSlackで行っている方
・社内通知を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理し、業務に合わせて活用できるのがメリットです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
社内通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
カオナビで情報の登録がされると、自動的にSlackに通知を出すことができるため、宛先誤りや情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。
登録情報が通知されることで、新規メンバーを早期に確認できるようになるため、アカウントの作成や必要資料の準備に迅速に取り掛かる事が可能です。
■注意事項
・カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらカオナビに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報共有のために活用しているチームリーダー
・外でも情報を確認したいフィールドワーカー
2.カオナビを使用し、人材管理を行う企業
・人事情報の一元管理として活用している企業
・自社の組織図を作成している人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはあらゆる情報を集約する場として有効的なツールです。
さらに集められた情報をカオナビに登録し人事業務に活用することで、人事情報の可視化に役立ちます。
しかし情報を手動で入力し続けるのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
入力作業に貴重な時間を割きたくないと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに登録された情報から必要なものを引用してカオナビへの登録するので、手入力の手間を省き業務を効率化します。
また引用された情報で登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらカオナビにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. カオナビを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、カオナビのメンバー登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・このフローでは、カオナビにはGoogle WorkspaceのユーザーIDが社員番号として反映されます。
◼️概要
SmartHRに従業員が登録されたら、給与/勤怠/人事評価各システムへ登録します。
SmartHRへの登録を起点に、他のツールにアクセスをすることなく自動登録が可能です。
今回は、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビを例として設定します。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、SmartHR（OAuth）を押して、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：従業員情報が登録されたらを選択します。
・サブドメイン：SmartHRのURL上にサブドメインをコピーアンドペーストし、テストします。
・次ページ：テストを押し、登録情報が取得できたら保存します。
※一度も従業員登録を行っていない場合、次ページのテストでレスポンスが返らないため、デモで従業員登録を行った上で再度テストしてください。
PCAクラウド給与の設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：データ領域の選択
・データ領域：候補から対象のデータ領域を選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
③＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：社員情報を登録を選択してください。
・対応する項目：①のトリガーから取得したアウトプット項目を対応箇所に埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
④＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：PCAクラウドからログアウトを選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
※PCAクラウドとの連携時の注意点はこちら。
KING OF TIMEの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、KING OF TIMEを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：従業員の登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
カオナビの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、カオナビを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：メンバーを登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
◼️注意事項
・SmartHRおよびデータを連携する各ツール(今回の場合PCAクラウドやKING OF TIME、カオナビ等)とYoomの連携が事前に必要です。
・連携(マイアプリ登録)についてはこちら。
・従業員の氏名やメールアドレス、勤務時間などを適切に設定してご利用ください。
・ 各アプリケーションの設定やカスタマイズを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
カオナビで従業員が削除されたらGoogle Workspaceからもユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のアカウント管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動でのユーザー削除作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.カオナビとGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・カオナビで削除された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、削除漏れが減少します。
・退職者のアカウント削除作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
■注意事項
・カオナビ、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらNotionの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・従業員情報をカオナビとNotionの両方で管理している方
・カオナビに入力した従業員情報をNotionに手動で転記する手間を省きたい方
・従業員情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
・カオナビとNotionの従業員情報を自動で同期させたい方
2.Notionを活用するチームメンバー
・最新の従業員情報をNotion上で確認したい方
・Notionのデータベース機能を活用して従業員情報を検索するなど、他の情報と連携させたりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理する上で便利なツールですが、登録された従業員情報をNotionの従業員管理表に手動で転記するのは、手間がかかってしまい情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、カオナビで従業員が登録され自動的にNotionの従業員管理表に必要な情報が追加されます。これにより、人事担当者はカオナビとNotionの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有するできます。
また手作業による転記作業が不要になるため、業務効率を改善することができ入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
■注意事項
・カオナビ、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使って人事情報を管理している方
・従業員の教育、研修においてカオナビのデータを活用している総務部門の方
・入社後の従業員情報の登録を担当している人事担当者
2.Microsoft Teamsを通じてメンバーと連絡を取り合っている方
・日常の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Microsoft Teamsを活用して部門間での情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報の分析もできるため、管理に適したツールです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
カオナビへの登録情報を迅速にメンバー間で共有したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Microsoft Teamsにログインして通知する必要がなくなるため、手動による作業が減り、業務効率が向上します。
また、通知内容は任意でカスタマイズすることができるため、部門のニーズに応じた情報提供も可能になります。
■注意事項
・カオナビ、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
カオナビで退職したメンバーの情報を削除した後、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか？こうした手作業での連絡は、対応漏れや遅延のリスクが伴い、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、カオナビでメンバー情報が削除されたことをきっかけに、LINE WORKSへ自動で通知を送信するため、退職に関する一連の業務連絡を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
これにより、人事担当者は煩雑な手作業から解放され、従業員のエンゲージメント向上施策や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：既存写真の上書き挙動はどうなりますか？
A：
既存写真がすでにある場合は、「既にファイル登録済みです。」といったエラーが出ます。二重登録はされませんのでご安心ください。
Q：画像の推奨サイズや形式は？
A：
Yoomでダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
ファイルの容量制限について
Q：もし連携が失敗した場合、どこでエラーに気づけますか？
A：
連携が失敗した時は、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
