Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、カオナビのシートにファイルをアップロードする

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■概要

Boxに保管されている従業員ファイルを、一件ずつ手作業でカオナビにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかる上に、アップロード先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが置かれるだけで、カオナビの指定した従業員情報へ自動でファイルがアップロードされるため、面倒なカオナビへのファイルアップロード業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

Boxとカオナビの間で発生する、手作業でのファイル連携に手間を感じている人事担当者の方
従業員の評価シートなどを、手動でカオナビへファイルアップロードしているマネージャーの方
カオナビへのファイルアップロード作業を自動化し、人事関連業務の効率化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

Boxへのファイル追加をトリガーに、自動で処理が実行されるため、これまでカオナビへのファイルアップロード作業に費やしていた時間を短縮できます
手作業でのファイル選択ミスや、アップロード先の従業員を間違えるといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、BoxとカオナビをYoomと連携します
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、ファイル名からカオナビの社員番号を抽出します
最後に、オペレーションでカオナビの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報をもとに特定の従業員へファイルをアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください
Boxでファイルをダウンロードする際、対象ファイルのコンテンツIDを任意で指定できます
カオナビへのファイルアップロード設定では、ファイルを紐付ける従業員情報などを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意に設定可能です

■注意事項

Box、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730

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