■概要
HRMOSで管理している従業員の雇用契約書を、一件ずつ手作業でダウンロードして管理するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。特に、複数の従業員分をまとめて処理する際には、ダウンロード漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、HRMOSから雇用契約書を自動でダウンロードし、Google Driveの指定フォルダへ格納する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSで行う雇用契約書のダウンロードやファイル管理を手作業で行っている人事労務担当の方
- HRMOSとGoogle Driveを併用しており、手動での書類連携に非効率を感じている方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの雇用契約書をダウンロードしGoogle Driveに格納する作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、保存先フォルダの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な書類管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」を設定します。
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の雇用条件を取得」アクションを設定します。
- さらに、同じくHRMOSの「社員の雇用条件通知書・雇用契約書を取得」アクションで対象の書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得したファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSの設定では、トリガーとして起動するページのURLサンプルや、アクションで対象とする社員IDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDやファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- HRMOS、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
