Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、HRMOSに社員を登録する

■概要

採用活動で新しいメンバーが決定した際、入社手続きに関する連絡をメールで受け取り、その都度HRMOSへ手入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、その内容からAIが自動で社員情報を抽出し、HRMOSへ登録する作業を自動化します。これにより、人事担当者の負担を軽減し、正確で迅速な情報登録を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った入社連絡を、手作業でHRMOSに登録している人事・労務担当者の方
• HRMOSへの社員情報登録における、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• 採用から入社手続きまでのオンボーディングプロセス全体を、自動化によって効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、HRMOSへの社員登録までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先などの重要な情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのGmailアカウントとHRMOSアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から社員名や入社日などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでHRMOSの「社員を登録」アクションを設定し、AIが抽出した情報を各項目に紐付けて登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「入社手続き依頼」など）を任意に設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、受信したメール本文のどこから、どのような情報（例：氏名、フリガナ、電話番号など）を抽出するかを自由にカスタマイズできます。
• HRMOSに社員を登録するオペレーションでは、AIで抽出した情報を利用して、氏名や部署といった任意の項目に設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953