■概要
メールで届く請求書や領収書などの画像ファイル、その内容を手作業で一つひとつ確認し、転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに届いた添付画像をOCR機能で自動でテキスト化し、Google スプレッドシートへ格納する一連の流れを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する請求書や書類の転記作業に手間を感じている経理や総務担当者の方
- 画像データの内容を手作業でGoogle スプレッドシートにまとめている営業事務の方
- OCR機能を活用して、紙や画像ベースの情報を効率的にデータ化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からデータ格納までを自動化することで、これまで手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記が減るため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーで設定するメールアドレスは、任意のアドレスで設定が可能です。特定の業務専用のアドレスを設定することをおすすめします。
- OCR機能で読み取ったテキストデータを格納するGoogle スプレッドシートのファイルやシートは任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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